Raumbuchungstool für Ihre Veranstaltungen während der Bundesgartenschau 2023 in Mannheim

Buchen Sie unsere Räume im BASF Erlebnisraum für Ihre Veranstaltungen: vom 14. April bis 8. Oktober 2023. 

Die interaktive BASF-Ausstellung befindet sich auf dem Spinelli-Gelände in der sogenannten U-Halle. Buchbar sind die beiden Räume Workshop-Raum und Dialogforum, die in die Ausstellung integriert sind - ideal z.B. für Team-Events.

Wichtige Hinweise zur Buchung

• Die Buchung der Räume ist für BASF-Mitarbeitende kostenfrei. Um das BUGA 23-Gelände zu betreten, benötigen die Besucher (und deren Kunden/eingeladenen Gäste) Tagestickets, die kostenfrei sind und über das Projektteam organisiert sowie digital zur Verfügung gestellt werden. In diesen Tickets ist am Tag der Veranstaltung der ÖPNV im kompletten VRN-Verbundgebiet inklusive. Die Teilnehmenden der Veranstaltung können an diesem Tag alle Angebote auf dem BUGA-Areal nutzen. Die Tickets sind nicht personalisiert.
• Vor und nach jedem Termin ist automatisch ein einstündiger Puffer eingeplant. Zwischen zwei Terminen ist also immer eine Stunde geblockt. 
• Bitte achten Sie bei der Planung darauf, dass Ihre Veranstaltung einen geschäftlichen Bezug hat. Eine geplante Veranstaltung ohne geschäftlichen Bezug gilt als Incentive. Hierbei muss der geldwerte Vorteil der Tagestickets durch den Veranstaltungsinitiator (die ausrichtende Abteilung) versteuert werden. 
• Eine Stornierung der Buchung ist kostenfrei. Sie soll möglichst frühzeitig, mindestens aber 2 Wochen vor Termin erfolgen (Info an Projektteam).

Wichtige Hinweise zur Nutzung der Räume

• Sie erhalten nach der Buchung eine Bestätigungsmail sowie einen Q&A, der Ihnen weitere Informationen (zum Kartenprozess sowie den Gegebenheiten vor Ort) gibt. 
• Aufgrund der Anfahrt empfiehlt es sich, ausreichend Zeit bis zum Veranstaltungsbeginn einzuplanen (das BUGA 23-Gelände eröffnet um 9 Uhr). Weitere Infos zu den Öffnungszeiten sind hier zu finden. Vom Haupteingang Spinelli-Park bis zum BASF Erlebnisraum in der U-Halle sind es wenige Minuten zu Fuß. Der Geländeplan ist hier zu finden (BASF Erlebnisraum Punkt 8, Outdoor-Fläche von BASF & John Deere Punkt 80 im Geländeplan).
• Wir bieten die Räume in einer Standardausstattung an (wie ganz oben beschrieben; Bestuhlung etc.). Falls eine andere Bestuhlung etc. gewünscht ist, muss das selbst organisiert werden. Falls umgebaut wird, muss die Ausstattung anschließend von Ihnen wieder in den Ursprungszustand zurückgebaut werden. Achten Sie darauf, den Raum pünktlich freizugeben und in augeräumtem Zustand, damit genügend Zeit für nachfolgende Buchungen/Vorbereitungen bleibt.
• In beiden Räumen ist jeweils ein Screen mit HDMI-Anschluss für Präsentationen vorhanden. Wir empfehlen, dass ein eigener Laptop mitgebracht wird (plus ggf. Adapter, falls kein HDMI-Anschluss vorhanden). Bei Bedarf kann ein Leih-Laptop zur Verfügung gestellt werden. Anleitungen für die vorhandene Technik vor Ort liegen in den Räumen aus; die Technik ist selbsterklärend. WLAN ist vor Ort vorhanden, die Zugriffsdaten sind in der Technik-Anleitung zu finden. Wichtig: Es gibt keinen Technik-Support vor Ort! Eine Hostess ist zwischen 9 und 19 Uhr anwesend. 
  
• Beide Räume sind nicht schallisoliert und nach oben offen. Das heißt, Geräusche der Ausstellung sind in den Räumen hörbar und umgekehrt. Wir empfehlen keine vertraulichen Themen in den Räumen zu besprechen. Der Workshop-Raum ist abschließbar und die Fenster mit Rollos verdunkelbar. Das Dialogforum ist nicht abschließbar, nur durch Vorhänge zuzuziehen. Keine Wertsachen unbeobachtet in den Räumen lassen. Am Haupteingang der BUGA befinden sich Schließfächer. 
• Aus Gründen der Nachhaltigkeit durfte keine Heizung/Klimatisierung in die Räume eingebaut werden. Daher kann es je nach Außentemperatur in der Halle kalt oder warm sein. In den Randmonaten April/Oktober bitte warme Kleidung mitbringen.
• Catering kann über den BUGA-Kooperationspartner separat hinzugebucht werden. Allerdings sind die Räume zu klein für größere Anlieferungen, daher bitten wir um kleinere Bestellungen (Getränke, Snacks etc.). Das Bestellformular ist hier zu finden - weitere Angebote sind in Absprache mit dem Caterer möglich. Der Kontakt zum Caterer läuft über die Raumbuchungen direkt, nicht über das BUGA-Projektteam. Die Kontaktdaten sind im Bestellformular zu finden. Eine Übersicht über das gesamte gastronomische Angebot finden Sie hier. Für Mittag-/Abendessen empfehlen wir das Marktrestaurant oder das Apero. Beide Restaurants sind in wenigen Minuten fußläufig erreichbar.
• Da die BASF Ausstellung selbsterklärend konzipiert ist, werden keine Führungen angeboten. In Ausnahmefällen kann das Projektteam unterstützen und ggf. eine Führung organisieren. Falls Interesse an einer allgemeinen Führung über das BUGA-Areal besteht, kann diese hier gebucht werden.

Haben Sie Fragen zum Raumbuchungstool oder benötigen Sie weitere Infos zu den beiden Räumen? Schreiben Sie uns eine E-Mail an BUGA@basf.com.