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eInvoicing

Rechnungsversand per PDF

Die Rechnungsübermittlung mittels PDF sichert Ihnen neben Kosteneinsparungen auch eine schnellere Übertragung und unterstützt uns bei der Optimierung der Bearbeitungszeiten für Ihre Rechnungen.

Mehrwertsteuerrechtliche Anforderungen

Die Karte gibt Ihnen eine Übersicht der Länder, in denen das Senden von Rechnungen im PDF-Format rechtlich erlaubt ist.

Prozess für PDF-Rechnungen

Bitte erstellen Sie das PDF-Dokument direkt aus dem elektronischen Originaldokument. Rechnung nicht drucken und scannen.

Anforderungen an den PDF-Rechnungsversand

Zusätzlich zu den allgemeinen Qualitätsstandards bestehen folgende Anforderungen an die Erstellung und den Versand von PDF-Dateien:

Dokumentenerstellung

  • Bitte keine gescannten Belege senden - Die PDF-Datei ist direkt aus einem Programm (ERP, Excel, Word...) über die Druckfunktion zu erstellen (vorzugsweise mit Adobe Distiller)

Dateikonventionen

  • Dateityp: Es werden nur unverschlüsselte Dokumente mit der Dateiendung .pdf akzeptiert und verarbeitet.
  • Dateiname: Keine Sonderzeichen (\ / : * ? „ < > |)
  • Dateigröße: Maximal 45,00 MB pro PDF
  • Dateiinhalt:
    • Nur eine Rechnung pro PDF-Datei,
    • Mehrseitige Rechnungen nicht auf mehrere PDFs aufteilen
    • Anhänge mit notwendigen Informationen zusammen mit der Rechnung in einer PDF-Datei übermitteln. Das Rechnungs-dokument wird an erster Stelle in der PDF-Datei platziert.

E-Mail Konventionen

  • Rechnungsversand:
    • Bitte senden Sie ausschließlich Rechnungen / Rechnungskorrekturen an die dafür vorgese­henen ICE-Email-Adressen
    • Jeder BASF-Gesellschaft ist eine eigene E-Mail-Adresse zugeordnet. Diese entnehmen Sie bitte dem ICE BOX Flyer.
    • Pro E-Mail können maximal 50 PDF-Dokumente mit unterschiedlichen Dateinamen versendet werden.

Nächste Schritte

  1. Informieren Sie unser zentrales PDF-Team (invoice-quality@basf.com) - unter Angabe Ihrer Kontaktdaten und Lieferantennummer über die Teilnahme am PDF-Verfahren
  2. Download der relevanten BASF-Rechnungsadressen ICE-BOX
  3. Erfassung E-Mail-Adressen in Ihren Kundenstammdaten
  4. Download und Archivierung des BASF Zustimmungsschreibens
  5. Versand von PDF-Rechnungen

Kriterien: Rechnungsvolumen je Lieferant p.a.

< 200

Qualitätsstandards für Rechnungen

Ein optimierter Rechnungsverarbeitungsprozess verkürzt die Bearbeitungsdauer Ihrer Rechnung und erlaubt eine vertragsgemäße Zahlung Ihres Rechnungsbetrages. Die Rechnungsqualität ist hierbei ein zentraler Faktor...

Rechnungs­eingangs­kanäle