Zpracování dat ve skupině BASF

Pokud není uvedeno jinak, je za zpracování údajů odpovědná společnost BASF, se kterou jste v kontaktu (dále jen "BASF" nebo "správce" nebo "my"). Správce lze identifikovat například takto:

• Pokud jste naším zákazníkem, poskytovatelem služeb nebo dodavatelem nebo máte se společností BASF jakýkoli jiný obchodní vztah, je váš smluvní partner společnosti BASF správcem.
• Na webových stránkách nebo na kanálech sociálních médií je správcem společnost BASF uvedená v zásadách ochrany osobních údajů, otisku nebo podmínkách používání.
• Pokud jste účastníkem akce společnosti BASF, je správcem společnost BASF, která akci pořádá. 
• U digitálních akcí je správcem společnost BASF, která zve na příslušnou digitální akci.
• Jste-li návštěvníkem našich výrobních prostor, je správcem společnost BASF, se kterou máte domluvenou schůzku a do jejíchž prostor vstupujete.
• Pokud si rezervujete ubytování v hotelu BASF nebo jste hostem v restauraci BASF, je společnost BASF správcem, který provozuje příslušné zařízení.

Společnost BASF je mezinárodně působící skupinou, a proto má v každé zemi kontaktní osoby pro ochranu údajů. Pro země Evropské unie najdete přehled s kontaktními adresami zde.

Kromě toho se můžete kdykoli obrátit s dotazy a obavami ohledně ochrany údajů na náš centrální úřad pro ochranu údajů:

data-protection.eu@basf.com

V rámci skupiny BASF vykonává společnost BASF SE jako holdingová společnost ústřední funkce, které vyžadují zpracování osobních údajů a které mohou být vykonávány i pro ostatní společnosti skupiny BASF. Takovými centrálními funkcemi mohou být např:
 

• Oddělení firemní komunikace
• Oddělení lidských zdrojů
• Centralizované řízení
• Právní oddělení, dodržování předpisů, bezpečnost ve výrobě, podnikový audit, ochrana dat
• Centrální zadávání veřejných zakázek
   

Kromě toho některé společnosti skupiny BASF zpracovávají osobní údaje jako poskytovatelé služeb v rámci skupiny, přičemž zpracování údajů může být prováděno i jménem příslušných společností skupiny BASF. Mohou to být např:
 

• Služby IT
• Centra sdílených služeb
   

Společnost BASF také používá centrální systémy zpracování dat, které umožňují standardizované procesy zpracování dat. Takovými systémy mohou být např:
 

• Centrální databáze, například CRM nebo systémy pro správu dodavatelů.
• Centrální systémy archivace a správy dokumentů
• Centrální komunikační systémy

Společnost BASF zpracovává osobní údaje výhradně pro konkrétní účely. V průběhu naší obchodní činnosti dochází k různým situacím zpracování, o kterých vás zpravidla informujeme v rámci příslušné činnosti, např. formou prohlášení o ochraně osobních údajů na webových stránkách.

Společnost BASF obecně zpracovává vaše osobní údaje pro následující účely:
 

• Smlouva

Pokud jste vy nebo společnost, pro kterou pracujete, uzavřeli se společností BASF smlouvu, zpracováváme osobní údaje, pokud a v rozsahu, který je nezbytný pro plnění smlouvy. Zpracování údajů zahrnuje kmenové a kontaktní údaje a údaje související se smlouvou, které mohou obsahovat také osobní údaje našich zákazníků, obchodních partnerů, poskytovatelů služeb, dodavatelů, prodejců a dalších obchodních partnerů. 

Právním základem pro zpracování těchto údajů je čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR a písm. f) GDPR, pokud je smlouva uzavřena mezi společností BASF a jiným právním subjektem.

Pokud pro nás pracujete jako speditér nebo přepravní společnost, zpracováváme za účelem dodání produktu a správy přepravy také informace v souvislosti s objednávkou přepravy, zejména sledovací číslo, místo určení, kontaktní údaje zákazníka, dodavatele nebo jiného zákazníka a kontaktní údaje vaší společnosti. Kromě toho, abychom mohli zobrazovat aktuální místa dodání produktů a informovat naše zákazníky, zpracováváme stavové zprávy a údaje GPS provedených přeprav (téměř v reálném čase), které jsou přenášeny interním IT příslušného speditéra, který dopravce pověřil. Tyto informace získáváme prostřednictvím rozhraní příslušného speditéra, který provádí přepravu společnosti BASF v souladu se svým smluvním vztahem. Právním základem pro toto zpracování údajů je čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR.

• Komunikace s kontaktními osobami

Pokud nás kontaktujete, zpracováváme vaše osobní údaje uvedené v příslušném kontaktním formuláři za účelem vyřízení vaší žádosti nebo komunikace s vámi. V případě potřeby předáme vaši žádost interně kolegům odpovědným za podporu vaší žádosti. 

Právním základem pro zpracování těchto údajů je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
 

• Spolupráce s obchodními partnery

Mimo vztahy se zákazníky, poskytovateli služeb a dodavateli spolupracujeme také se společnostmi a institucemi na projektech, společných podnicích a dalších formách spolupráce, abychom posunuli vědecký pokrok a přispěli k tématům, která jsou relevantní pro naše obchodní cíle. Zejména zpracováváme kontaktní údaje našich spolupracujících partnerů a údaje týkající se příslušné spolupráce pro účely realizace projektů a vytváření sítí. 

Právním základem pro zpracování těchto údajů je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
 

• Vztahy s veřejností a zastupování zájmů ve veřejném a politickém sektoru

Společnost BASF pozorně sleduje aktuální dění a veřejné diskuse, které ovlivňují naše produkty a firemní cíle. V této souvislosti pravidelně spolupracujeme s novinami a časopisy, abychom mohli odpovídat na jejich dotazy a koordinovat články. Kromě toho využíváme novinářské mailing listy k informování vybraných zástupců nezávislých médií o vývoji relevantním pro společnost. Pro tyto účely zpracováváme kontaktní údaje novinářů a zástupců tisku. 

Právním základem pro zpracování těchto údajů je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Kromě toho společnost BASF spravuje a provozuje webové stránky, na kterých poskytuje informace zájemcům, zákazníkům a dalším obchodním partnerům. V této souvislosti společnost BASF zpracovává osobní údaje, které jsou nezbytné z technických důvodů pro prezentaci webových stránek (např. IP adresa a nezbytně nutné soubory cookie). Kromě toho se soubory cookie příležitostně používají také k měření výkonnosti webových stránek. Další informace o konkrétním využití těchto služeb a o dalším zpracování osobních údajů naleznete v zásadách ochrany osobních údajů na příslušných webových stránkách.
 

• Události

Pokud společnost BASF pořádá akce, zpracováváme kontaktní údaje zúčastněných hostů za účelem realizace akce. V závislosti na akci mohou tyto údaje zahrnovat také informace důležité pro stravování, např. potravinové intolerance nebo alergie. Pokud se na akci pořizují fotografie, videozáznamy nebo jiné nahrávky, informujeme o tom zúčastněné hosty zvlášť, zejména pokud se plánuje zveřejnění záznamů a nahrávek, a získáme potřebné souhlasy. 

Právním základem pro zpracování těchto údajů je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, pokud není uvedeno jinak.
 

• Marketing

Pokud k tomu máme váš souhlas nebo je to jinak povoleno, budeme vám poskytovat informace o produktech a tématech společnosti BASF, včetně informací souvisejících s událostmi. Za účelem poskytnutí těchto informací zpracováváme vaše kontaktní údaje uvedené v příslušných registračních formulářích nebo formulářích žádostí za účelem provedení příslušné marketingové aktivity, např. zasílání newsletteru nebo průzkumu spokojenosti zákazníků na . Přesné informace o komunikačním kanálu, účelu zpracování a zpracovávaných osobních údajích naleznete v příslušné žádosti o souhlas a/nebo v souvisejícím prohlášení o ochraně osobních údajů.

Pokud nám poskytnete zpětnou vazbu, zpracováváme vaše informace za účelem zlepšení kvality našich produktů a služeb. V takovém případě vás můžeme kontaktovat, abychom s vámi projednali případné další otázky, které z této zpětné vazby vyplynou. 

Právním základem pro toto zpracování údajů je váš souhlas, čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR nebo příslušný právní základ, který vám byl sdělen jinak a konkrétně.
 

• Udržování a ochrana bezpečnosti našich zařízení, produktů a služeb.

Za účelem prevence a odhalování bezpečnostních rizik, podvodných postupů nebo jiných trestných či škodlivých činů; zpracováváme základní a kontaktní údaje za účelem identifikace subjektů údajů, např. v souvislosti s nástupem poskytovatele služeb nebo v souvislosti s udělením přístupu k zákaznickým portálům. Zpracování údajů zahrnuje také dodržování a plnění povinností společnosti BASF v oblasti péče a náležité péče. V takových případech zpracováváme vaše kontaktní údaje, abychom vás informovali o důležitých změnách ve složení výrobků nebo o jejich schválení. 

Pokud nás navštívíte osobně, vydáme vám jednodenní propustky, které vám umožní přístup do našich prostor, a z bezpečnostních důvodů budeme kontrolovat přístup prostřednictvím postupů, jako je vydání návštěvnické karty. Za tímto účelem zpracováváme konkrétní informace o vás, jako je vaše jméno, datum narození, osoby, které navštěvujete, číslo vašeho průkazu totožnosti, telefonní číslo a délka vaší návštěvy ve dnech. V případě potřeby musíte v rámci bezpečnostního testu odpovědět na testovací otázky týkající se bezpečného chování v areálu závodu; v takovém případě se výsledky testu uloží. V případě řidičů zpracovává společnost BASF také registrační značku použitého vozidla. Pokud jako řidič přepravujete nebezpečné zboží, je nebezpečné zboží zkontrolováno a kontrola je zdokumentována.

Právním základem pro zpracování těchto údajů je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
 

• Dodržování zákonných požadavků 

Pokud a v rozsahu požadovaném zákonem zpracováváme vaše osobní údaje za účelem splnění zákonných požadavků. Může se jednat například o daňové a obchodní povinnosti nebo předpisy pro prevenci trestné činnosti bílých límečků, jako jsou zákony o praní špinavých peněz.

Jste-li akcionářem společnosti BASF, zpracováváme vaše osobní údaje potřebné pro váš zápis do registru akcionářů společnosti BASF také z důvodů práva obchodních společností a akciových společností (např. na základě § 67 německého zákona o akciích - Aktiengesetz ). Vaše osobní údaje získáváme od banky zapojené do nákupu akcií.

V případě potřeby a v nezbytném rozsahu spolupracujeme také se zástupci úřadů, s nimiž koordinujeme právně relevantní záležitosti. V této souvislosti zpracováváme kontaktní údaje a údaje týkající se příslušné spolupráce za účelem právní koordinace.
Právním základem pro zpracování těchto údajů je čl. 6 odst. 1 písm. c) a f) GDPR.
Osobní údaje mohou být zpřístupněny dozorovým úřadům nebo jiným třetím stranám, pokud to vyžaduje zákon nebo za účelem splnění zákonných povinností. Právním základem pro toto zpracování údajů je čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
 

• Zpracování údajů v souvislosti s právními záležitostmi

V rámci soudních sporů můžeme zpracovávat osobní údaje v rámci těchto sporů. Osobní údaje tedy zpracováváme také v případě a v rozsahu, který je nezbytný pro řešení právních sporů, vymáhání existujících smluv a pro uplatnění, výkon a obhajobu právních nároků. 

Právním základem pro zpracování těchto údajů je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Jako mezinárodní skupina si BASF zakládá na flexibilních a uživatelsky přívětivých formách komunikace a zároveň má zájem na efektivní a potřebné komunikaci uvnitř společnosti i s externími stranami.

Z těchto důvodů společnost BASF využívá digitální konferenční systémy zejména pro realizaci digitálních akcí:
 

• Komunikace s interními a externími zúčastněnými stranami, např. v rámci schůzek a online konferencí.
• Realizace online akcí (např. webinářů, informačních školení)
   

Při používání digitálních konferenčních systémů zpracováváme z technických důvodů následující kategorie osobních údajů, pokud používáte některý z našich digitálních konferenčních systémů: 
 

• Komunikační údaje (např. vaše e-mailová adresa).
• Soubory protokolu, data protokolu (např. verze konferenčního systému, IP adresa, audio a video kodek). 
• Metadata (např. čas účasti, označení uzlu média, použitý hardware, verze operačního systému atd.).
• údaje z uživatelského profilu (např. vaše uživatelské jméno (pokud ho sami uvedete) a profilový obrázek, pokud je technicky dostupný).
• Informace o účtu společnosti BASF (pokud je používají zaměstnanci společnosti BASF)
   

V závislosti na typu a formátu digitální události zpracováváme následující kategorie osobních údajů, pokud nám je dobrovolně poskytnete:
 

• Zvukové přenosy, pokud jste neztlumili mikrofon.
• Zadávání textu, pokud používáte příslušnou funkci chatu
• videopřenosy, pokud je aktivována funkce kamery.
• Přílohy, pokud je nahrajete během události.
   

Příslušné zpracování údajů provádíme na základě oprávněného zájmu v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Náš oprávněný zájem vyplývá z výše uvedených účelů zpracování údajů. 

Společnost BASF obecně používá následující digitální konferenční systémy:

Za účelem optimalizace našich služeb, produktů, interních procesů a zvýšení celkové efektivity mohou být osobní údaje zpracovávány pomocí umělé inteligence (dále jen "AI"), a to zejména v souvislosti s používáním centrálních aplikací a systémů, které slouží ke každodennímu plnění úkolů. Umělou inteligenci lze například použít k vytváření dokumentů (např. e-mailů, objednávek nebo obchodních dopisů), které lze automaticky rozpoznat podle příslušného obsahu a zpracovat umělou inteligencí; napájet IT služby, které lze poskytovat prostřednictvím AI; a autonomně ovládat roboty. Kromě toho lze virtuální události přepisovat a shrnovat pomocí umělé inteligence, což zjednodušuje vytváření poznámek z konverzace. Jsou přijímána technická a organizační opatření, aby bylo zajištěno, že údaje shromážděné za tímto účelem budou zpracovávány pouze pro předem definované účely. Ve společnosti BASF nečiní umělá inteligence žádná rozhodnutí, která by pro vás měla právní účinky nebo se vás podobným či jiným způsobem významně dotýkala. Právním základem pro používání umělé inteligence je obecně převažující oprávněný zájem společnosti BASF na zvyšování efektivity interních procesů, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, a vyplývá zejména z právního základu použitelného pro příslušný účel.

Jako chemická společnost, která pracuje s nebezpečnými a škodlivými látkami, máme mimo jiné zájem na zajištění bezpečnosti našich závodů a našich zaměstnanců. Z tohoto důvodu společnost BASF provádí na vybraných místech svých areálů kamerový dohled, pokud je to nutné k zajištění bezpečnostních aspektů ve společnosti BASF a v nezbytném rozsahu. Veřejné prostory ani soukromé prostory jednotlivců (např. soukromé zahrady) nejsou monitorovány. Společnost BASF poskytuje na místě informace prostřednictvím značek a piktogramů umístěných v blízkosti kamerového systému o konkrétním kamerovém dohledu, který je v každém případě prováděn. 

Další informace o ochraně údajů naleznete u příslušného kamerového systému.

Společnost BASF má zájem prezentovat se na co největším počtu kanálů, být dostupná pro zákazníky, poskytovatele služeb, další obchodní partnery, žadatele a zájemce a propagovat témata a produkty prostřednictvím sociálních sítí.

Zpracováváme osobní údaje, když navštívíte společnost BASF na kanálech sociálních médií. Prostřednictvím našich různých kanálů sociálních médií vám chceme nabídnout širokou škálu multimediálních služeb a vyměňovat si s vámi názory na témata, která jsou pro vás důležitá. Kromě příslušného poskytovatele sociální sítě shromažďujeme a zpracováváme na našich kanálech sociálních médií také osobní údaje uživatelů. Příslušné účely zpracování údajů a kategorie údajů uvádíme u jednotlivých kanálů sociálních médií, které jsou podrobněji vysvětleny níže. 

Zpracování údajů slouží v zásadě k následujícím účelům: 

• Komunikace s návštěvníky kanálů sociálních médií společnosti BASF; 
• Vyřizování dotazů od návštěvníků našich kanálů sociálních médií společnosti BASF; 
• shromažďování statistických informací o dosahu kanálů sociálních médií společnosti BASF; 
• provádění průzkumů mezi zákazníky, marketingových kampaní, analýz trhu, loterií, soutěží nebo podobných propagačních akcí či událostí; 
• Řešení sporů a rozepří, založení, uplatnění nebo obrana proti právním nárokům nebo soudním sporům, vymáhání existujících smluv. 

Zpracování vašich osobních údajů je nezbytné pro dosažení těchto účelů. 

V rámci naší společnosti mají k vašim výše uvedeným osobním údajům přístup pouze osoby a subjekty, které je potřebují k výše uvedeným účelům.

Spolupracujeme také s poskytovateli služeb. Tito poskytovatelé služeb jednají pouze v souladu s našimi pokyny a jsou smluvně zavázáni dodržovat platné požadavky na ochranu osobních údajů. 

Jinak vaše údaje předáme třetím stranám pouze v případě, že:
 

• jste udělili svůj výslovný souhlas v souladu s čl. 6 odst. 1 věta 1 písm. a GDPR,
• zveřejnění je nezbytné v souladu s čl. 6 odst. 1 věta 1 písm. f GDPR pro uplatnění, výkon nebo obhajobu právních nároků a není důvod předpokládat, že máte převažující oprávněný zájem na nezveřejnění vašich údajů,
• existuje zákonná povinnost převodu podle čl. 6 odst. 1 věta 1 písm. c GDPR, nebo
• je to právně přípustné a nezbytné pro plnění smluvních vztahů s vámi v souladu s čl. 6 odst. 1 větou 1 písm. b GDPR.
   

Vaše osobní údaje budou předány poskytovatelům služeb ve třetí zemi pouze v případě, že budou splněny zvláštní požadavky čl. 44 a násl. GDPR. Pokud a v rozsahu, v jakém se poskytovatelé služeb nacházejí ve třetí zemi, je možné, že se ve třetí zemi nacházejí buď servery příslušného poskytovatele služeb, nebo že se servery nacházejí v EU, ale v podpůrných případech je k nim přistupováno ze třetí země. V některých třetích zemích není úroveň ochrany údajů rovnocenná úrovni ochrany údajů v EU, protože orgány mohou mít zjednodušený přístup k osobním údajům nebo že proti takovým opatřením existují omezená práva. Pokud a v rozsahu, v jakém udělíte svůj souhlas, výslovně souhlasíte s předáním osobních údajů do příslušné třetí země.

Pokud během doby uchovávání (např. v rámci prohlášení o souhlasu) nedojde k výslovnému prohlášení o souhlasu, budou osobní údaje subjektů údajů vymazány, pokud již nejsou potřebné pro splnění účelu uchovávání, pokud vymazání nebrání zákonné povinnosti uchovávání (např. obchodní a daňové povinnosti).

Podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů máte níže popsaná práva. Uplatnění těchto práv je pro vás bezplatné. Možná však budete muset prokázat svou totožnost dvěma faktory. K uplatnění vašich práv vyvineme přiměřené úsilí v souladu s našimi zákonnými povinnostmi.

Chcete-li uplatnit svá práva, obraťte se na nás jakýmkoli způsobem Kontaktní údaje naleznete v části "Kontakt s pověřencem pro ochranu osobních údajů" a na stránce s otiskem nebo prohlášením o vyloučení odpovědnosti.

Právo na přístup: Můžete požádat správce o informace o osobních údajích, které o vás uchovává (čl. 15 GDPR). Pokud máte přímý přístup ke svým údajům prostřednictvím portálů/samoobsluhy, považuje se právo na informace za splněné. 

Právo na opravu: Pokud jsou vaše osobní údaje nesprávné, máte právo požadovat jejich opravu (čl. 16 GDPR).

Právo odvolat prohlášení o souhlasu: Pokud je zpracování vašich údajů založeno na vašem souhlasu, máte právo jej kdykoli odvolat v souladu s čl. 7 odst. 3 GDPR. Odvolání nemá vliv na zákonnost do té doby prováděného zpracování. Odvolání můžete prohlásit písemně, e-mailem a případně v rámci nabízené služby.

Právo vznést námitku v případě zpracování za účelem ochrany oprávněných zájmů: V případě, že vaše údaje zpracováváme za účelem ochrany oprávněných zájmů, můžete proti tomuto zpracování vznést námitku v souladu s článkem 21 GDPR z důvodů vyplývajících z vaší konkrétní situace. Vaše osobní údaje pak nebudeme dále zpracovávat, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Právo na výmaz: Za podmínek stanovených v článku 17 GDPR máte právo požádat o výmaz svých osobních údajů. To platí např. v případě, že odvoláte udělený souhlas nebo údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny.

Právo na omezení zpracování: Máte právo požádat o omezení zpracování údajů, které se vás týkají, za podmínek stanovených v článku 18 GDPR.

Právo na přenositelnost údajů: Pokud jste nám sami poskytli osobní údaje, máte v souladu s článkem 20 GDPR právo požádat o jejich přenos přímo k jinému správci nebo jiné organizaci. Případně máte právo požadovat, abychom vám údaje sami poskytli ve strojově čitelném formátu. To však platí pouze v případě, že vaše osobní údaje zpracováváme na základě vašeho souhlasu nebo na základě smlouvy či v rámci vyjednávání o smlouvě a zpracování se provádí automatizovanými postupy.

Právo podat stížnost: Máte možnost podat stížnost u pověřence pro ochranu osobních údajů uvedeného v tomto prohlášení o ochraně osobních údajů (kontaktní údaje viz výše) nebo u dozorového úřadu, zejména v členském státě vašeho obvyklého bydliště, místa výkonu práce nebo místa údajného porušení.

V každém případě se můžete obrátit na: