Strategic Procurement Suite
Die Digitalisierung der Geschäftsbeziehungen ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Industrie 4.0, den wir mit unseren Zulieferern gemeinsam gehen möchten. Daher verwenden wir nun die Strategic Procurement Suite (SPS) von SAP Ariba®, um Beschaffung, Lieferantenmanagement und Auftragsvergabe zu verwalten.
BASF verwendet nun ausschließlich die Online Plattform SPS von SAP Ariba® für Ausschreibungen. Ausgenommen hiervon sind aktuell die folgenden Prozesse: Civil Construction (lediglich GAEB) und Transportmanagement. In diesem Fall ist weiterhin die Nutzung von MyFutura erforderlich (s. FAQs)
Für Sie als Zulieferer bleibt die Registrierung für SAP Ariba ®, sowie die Teilnahme an Ausschreibungen kostenlos.
1. Vorteile für die Zulieferer
Alle relevanten Ausschreibungsdokumente können auf die Online Plattformhochgeladen werden (bis zu 100 MB – z.B. ZIP inkl. mehrerer Dokumente).
Sie müssen Ihre Stammdaten, z. B bei Adressänderungen, nur auf der Plattform von SAP Ariba aktualisieren. Die Änderungen werden dann an die Kunden in Ihrem Netzwerk weitergeleitet
Alle für Sie relevanten BASF-Ausschreibungen sind auf einen Blick sichtbar, Ihre Entscheidung für oder gegen eine Teilnahme wird so erleichtert.
Jegliche Kommunikation zwischen Ihnen und BASF in Bezug auf die Ausschreibung wird in der Nachrichtenhistorie gespeichert.
Sie haben den Status Ihrer Ausschreibungen jederzeit im Blick.
SPS wird weltweit eingesetzt, weshalb alle Einkäufer bei BASF sich ein Bild Ihrer Leistungen machen können – auch in den Ländern, die Sie heute noch nicht beliefern.
Zudem sind Sie Teil des SAP Ariba Networks, das über BASF hinaus weitere geschäftliche Perspektiven eröffnet.
2. Registrierungs- und Qualifizierungsverfahren
Für Zulieferer ohne Konto bei SAP Ariba
Bitte erstellen Sie, wie im folgenden Prozessdiagramm dargestellt, ein neues Konto bei SAP Ariba, sofern Sie noch kein Konto besitzen:
Für Zulieferer mit bestehendem Konto bei SAP Ariba
Haben Sie bereits ein Konto bei SAP Ariba, verfahren Sie bitte wie im folgenden Prozessdiagramm dargestellt:
Weitere Informatioen zum Registrierungs- und Qualifikationsprozess finden Sie in diesem PDF.
3. Schritt-für-Schritt Anleitungen: Registrierung, Qualifizierung, Sourcing (nur auf Englisch verfügbar)
Zulieferer antwortet auf BASF Fragebogen:
Zulieferer antwortet auf ein BASF Sourcing Event:
Zulieferer greift mit einem Ariba Network Account auf die Ariba Plattform zu:
Zulieferer greift ohne Account auf die Ariba Plattform zu:
4. FAQ
Ich kann die Einladungsmail zu einem Event nicht mehr finden. Wie kann ich mich ins Ariba Network einloggen?
Bitte klicken Sie auf diesen Link und loggen sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort ein, falls Sie schon einen Ariba Account für BASF benutzen. Falls Sie noch keinen Account besitzen, bitten Sie Ihren Einkäufer die Einladungsemail nochmals zu versenden.
Ich habe Probleme bei der Nutzung des Ariba Networks. Wo kann ich Hilfe finden und wie kann ich den Ariba Support kontaktieren?
Die verfügbaren Hilfestellungen werden in diesem Dokument erklärt.
Ich habe bereits ein Konto bei SAP Ariba. Muss ich mich erneut registrieren?
Ja. Sie klicken den Registrierungslink in der E-Mail-Einladung von SAP Ariba an, loggen sich mit Ihren bestehenden Nutzerdaten ein und füllen dann das Registrierungsformular für BASF aus.
Ich bin bei MyFutura angemeldet. Wird BASF diese Plattform auch in Zukunft nutzen?
MyFutura wird von BASF weiterhin für Baudienstleistungen (lediglich GAEB) und TM (Transport Management) verwendet werden. Für alle weiteren indirekten Einkäufe und den Einkauf von Dienstleistungen wird SAP Ariba verwendet. Bitte überprüfen Sie, ob Ihre Anmeldung bei MyFutura unter diesen Umständen noch notwendig ist.
Gibt es das Registrierungsformular für BASF auch in meiner Sprache?
Aufgrund der internationalen Einkaufsorganisation von BASF ist das Registrierungsformular vorwiegend auf Englisch verfügbar. Sollte Ihre lokale Sprache verfügbar sein, so wird dies automatisch angezeigt (basierend auf Ihren Browsereinstellungen). Um BASF die globale Evaluierung Ihrer Antworten zu ermöglichen, bitten wir Sie die Antworten ebenfalls auf Englisch zu beantworten.
Kann ich die freiwilligen Angaben im Registrierungsformular von BASF weglassen?
Das können Sie, aber BASF benötigt die freiwillig angegebenen Daten, um Ihr Unternehmen besser beschreiben und einstufen zu können.
Ich habe noch nie an einer Ausschreibung von BASF teilgenommen. Muss ich mich dennoch registrieren?
Ja, Ihre Registrierung ist auch für andere Prozesse eine Voraussetzung, beispielsweise das Lieferanten- und Vertragsmanagement.
Erhalte ich auch noch Ausschreibungen von BASF, wenn ich mich nicht registriere?
Nein, in diesem Fall erhalten Sie keine weiteren Ausschreibungen.
Für welche Dienstleistungen muss ich als Zulieferer bei SAP Ariba zahlen?
Die Registrierung, das Lieferanten- und Vertragsmanagement sowie Ausschreibungsprozesse sind kostenlos. Für die Auftrags- und Rechnungsverwaltung können zusätzliche Kosten anfallen. Weitere Informationen finden Sie im „Vendor Interaction Portal”.
Ich möchte eine Geschäftsbeziehung mit BASF aufbauen. Wie kann ich mich als potentieller Lieferant registrieren?
Wir fokussieren uns darauf, die etablierten Lieferanten zu SAP Ariba zu migrieren. Bitte nutzen Sie zur Kontaktaufnahme das Formular: https://www.basf.com/global/de/legal/contact.html
Ich habe bis jetzt noch keine Email-Einladung erhalten. Was muss ich tun?
Bitte kontaktieren Sie SPS-communication@basf.com.
Wen kann ich bei generellen Fragen kontaktieren?
Bitte kontaktieren Sie SPS-communication@basf.com.
Ich habe mich bereits für das Vendor Interaction Portal by SAP Ariba angemeldet - muss ich mich nochmal registrieren?
Sie haben als registrierter Lieferant im Vendor Interaction Portal bereits einen SAP Ariba Zugang. Bitte folgen Sie der obigen Anleitung für Lieferanten, die einen existierenden SAP Ariba Zugang haben.
Ich habe mich bereits für das Vendor Interaction Portal by Elemica angemeldet - muss ich mich noch für SAP Ariba registrieren?
Ja, das Vendor Interaction Portal wird nur für das Auftragsmanagement genutzt. Wenn Sie an BASF Ausschreibungen teilnehmen möchten, dann müssen Sie sich für SAP Ariba registrieren.
Ich habe die Teilnahme im Vendor Interaction Portal bereits abgelehnt. Warum kontaktieren Sie mich erneut?
Das Vendor Interaction Portal wird für das Auftragsmanagement genutzt und ist momentan nicht erforderlich für BASF Lieferanten. SAP Ariba wird für die Lieferanten-Qualifikation und Ausschreibungen genutzt und ist somit erforderlich für BASF Lieferanten. Bitte schließen Sie den Registrierungs- und Qualifizierungsprozess ab.
Ich kann nicht an einem Ausschreibungsprozess teilnehmen, weil das System mir sagt, ich müsse die Registrierung abschließen. Was muss ich tun?
Fall 1: Sie wurden zu einer Ausschreibung eingeladen, aber noch nicht zur Registrierung
Sie sehen das folgende Pop-up:
Was ist zu tun?
1. BASF muss ihren Zulieferer Kontakt zum Registrierungsprozess einladen
2. Sie müssen den Registrierungs-Fragebogen ausfüllen und einreichen
3. BASF muss Ihren Frageborgen genehmigen
4. Sie können an der Ausschreibung teilnehmen.
Fall 2: Sie sind zur Registrierung und zu einer Ausschreibung eingeladen
Sie sehen das folgende Pop-up:
Was ist zu tun?
1. Sie müssen den Registrierungs-Fragebogen ausfüllen und einreichen.
2. BASF muss den Fragebogen genehmigen.
3. Sie können an der Ausschreibung teilnehmen
Fall 3: Sie sind aufgefordert, zwei Registrierungs-Fragebögen auszufüllen
Sie sehen das folgende Pop-up:
Was ist zu tun?
1. Sie müssen den Registrierungs-Fragebogen ausfüllen und einreichen.
2. BASF muss ihren Fragebogen genehmigen
3. Nachdem Sie den ersten Fragebogen eingereicht haben, werden Sie das folgende Pop-up sehen:
Was ist zu tun?
1. Drücken Sie die "ESC"-Taste auf Ihrer Tastatur, um das Pop-up zu schließen
2. Öffnen Sie den zweiten Fragebogen, der sich unter der Sektion "Status: Open" befindet
Was ist zu tun?
1. Beantworten Sie den zweiten Fragebogen und reichen Sie ihn ein.
2. BASF muss Ihre Fragebögen genehmigen
3. Sie können an der Ausschreibung teilnehmen
Fall 4: Sie sind zur Registrierung eingeladen, aber der Registrierungs-Fragebogen ist geschlossen
Sie sehen das folgende Pop-up:
Was ist zu tun?
1. Wenn Sie auf "Complete registration" klicken, werden Sie feststellen, das der Status des Fragebogens auf "Closed" steht (oben rechts in der Ecke)
2. Kontaktieren Sie Ihren Einkäufer und bitten Sie ihn, den Fragebogen wieder zu öffnen
3. Sie können die Informationen zum Einkäufer, der Sie eingeladen hat, hinter dem Link "Owner" auf der Fragebogen-Seite finden
4. Nachdem der Fragebogen wieder geöffnet wurde, müssen Sie ihn ausfüllen und abschicken
5. BASF muss Ihren Fragebogen genehmigen
6. Sie können an der Ausschreibung teilnehmen
Wo kann ich mehr Informationen über SAP und SAP Ariba finden?
Mehr Informationen zu SAP Ariba finden Sie auf deren Homepage.
Mehr Informationen zu den BASF Prozessen und Training Material finden Sie hier:
Tutorials für Supplier Management
Tutorials für Sourcing
Ich bin auf der Ariba Startseite, kann aber keine Ausschreibungen oder Fragebögen finden. Wo finde ich sie?
Ariba bietet viele verschiedene Lösungen an. Falls Sie keine Events finden können, befinden Sie sich möglicherweise auf der Startseite für eine andere Lösung. Sie können hier die Ansicht wechseln:
Ich habe die Ausschreibung bereits akzeptiert. Warum muss ich noch einmal klicken, um teilzunehmen?
Generell müssen Sie jede Runde einer Ausschreibung, die sie bereits verifiziert haben, noch einmal akzeptieren. Dies ist ein wichtiger Schritt, um Ihre Teilnahme in diesem Sourcing-Event zu sichern. Dieser Schritt gilt auch für Fälle, in denen BASF in einer neuen Runde zusätzliche Informationen zur Ausschreibung zufügt (z.B. Anhänge oder neue Items). Durch das nochmalige Klicken geben Sie Ihre Zustimmung zu den zugefügten Details.
Funktionen von SAP Ariba
SAP Ariba Network Account
Nachdem Sie Ihr Netzwerkkonto erstellt haben, kann BASF Sie nach den Warengruppen und Regionen, für die Sie angemeldet sind, bei Angebotsausschreibungen berücksichtigen. Darüber hinaus kann Ihr Unternehmen von anderen Kunden im Netzwerk als möglicher Zulieferer identifiziert werden.
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Teilnahme an Ausschreibungen
Als registrierter Zulieferer kann BASF Sie zu Ausschreibungen einladen, die sich auf die Warengruppen und Regionen beziehen, für die sich Ihr Unternehmen angemeldet hat. Das Pflichtenheft sowie weitere erforderliche Dokumente erhalten Sie über SAP Ariba. Wenn Sie sich für eine Teilnahme an der Ausschreibung entscheiden, können Sie Ihr Angebot und dazugehörige Anhänge direkt über das Portal von SAP Ariba einreichen.
Zugriff auf Verträge
Die Einkaufsverträge werden in SAP Ariba gespeichert und können nur von autorisierten Nutzern aufgerufen werden. Dank dieser Funktion können Sie sicherstellen, dass Sie stets mit der aktuellsten Version eines ausgehandelten Vertrags arbeiten.
Teilnahme an eAuctions
BASF kann Sie außerdem zu eAuctions einladen, die sich auf die Warengruppen und Regionen beziehen, für die Ihr Unternehmen angemeldet ist. Das Pflichtenheft sowie weitere erforderliche Dokumente erhalten Sie über SAP Ariba. Wenn Sie sich für eine Teilnahme an der eAuction entscheiden, können Sie Ihr Angebot und dazugehörige Anhänge direkt über das Portal von SAP Ariba einreichen.
Anwendungen und Systeme
Das eProcurement hilft BASF dabei, den Einkaufsprozess zu beschleunigen und die Effizienz der Lieferkette zu steigern. Auf den Angebotsmärkten sorgt eProcurement darüber hinaus für eine stärkere Transparenz.
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