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Datenschutzinformationen HR Chatbot
HR Chatbot für Mitarbeiter
Einleitung
BASF SE, Carl-Bosch-Straße 38, 67056 Ludwigshafen/Rhein, Deutschland (nachfolgend „BASF“ oder „Wir“ genannt) stellt den Mitarbeitern im Intranet einen Chat zur Verfügung. Das Angebot wird im Auftrag der BASF von dem Unternehmen Insiders Technologies GmbH bereitgestellt.
Unser Chat unterstützt Sie rund um die Uhr bei allgemeinen Fragen zu Personalthemen. Kann der Chatbot Ihre Anfrage nicht beantworten, wird Ihr Anliegen als Ticket an die Berliner Experten übergeben. Diese beantworten die Anfrage dann regulär über den HR Kiosk.
Der Chatverlauf wird auf BASF-Seite in der CRM abgelegt damit die Direktberater bei neuen Anfragen wissen, was zuvor gefragt wurde. Ähnlich wie dies bei einem Telefonanruf in Berlin heute erfolgt.
Die folgenden Bedingungen gelten für die Nutzung des Chats. Mit Nutzung des Chats stimmen Sie diesen Bedingungen zu. Bitte lesen Sie die folgenden Nutzungsbedingungen, bevor Sie einen Chat starten.
Nutzungsbedingungen
Nach Klick auf „Chatbot Alex“ oder ähnliche Links werden Sie vom Chatbot begrüßt. Sie akzeptieren die Nutzungsbedingungen, wenn Sie eine Frage im Chat abgeschickt haben oder einen der im Auswahlmenü des Chatbots angezeigten Buttons anklicken. Sie haben jederzeit die Möglichkeit den Chat zu beenden, indem Sie das geöffnete Fenster des Chatdialogs schließen. Ihr Einverständnis können Sie jederzeit widerrufen.
Die Einstellung oder anderweitige Bereitstellung von ungesetzlichen, strafbaren, missbräuchlichen, obszönen, vulgären, verleumdenden, verhetzenden, drohenden, beleidigenden, jugendgefährdenden, diskriminierenden, rassistischen, gewaltverherrlichenden, sexuell orientierten, pornografischen oder anderweitigen Inhalten, die die Rechte anderer Personen verletzen – insbesondere Verletzungen des Urheberrechts oder anderer Rechte des geistigen Eigentums, durch die das Ansehen der BASF oder der BASF-Gruppengesellschaften oder ihrer jeweiligen Vertreter geschädigt werden könnte oder die gegen geltendes Recht verstoßen, im Rahmen eines Chats ist untersagt.
BASF ist jederzeit berechtigt den Chat zu beenden oder das Angebot einzustellen. Es besteht kein Rechtsanspruch auf einen Beratungs-Chat.
Die Online-Beratung mit Hilfe eines Chats wird von BASF mit angemessener Sorgfalt und in vorhandener Form zur Verfügung gestellt. BASF gibt keinerlei Garantien, Zusicherungen, Gewährleistungen oder sonstige Erklärungen hinsichtlich der Gültigkeit, Richtigkeit, Verlässlichkeit und Vollständigkeit der BASF-Inhalte oder Beratungs- oder Dialoginhalte oder hinsichtlich der Verfügbarkeit oder Erreichbarkeit der angebotenen Beratung ab.
BASF haftet grundsätzlich für Schäden nach den gesetzlichen Bestimmungen. Im Falle einer einfachen fahrlässigen Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung von BASF jedoch auf die Entschädigung von typischerweise vorhersehbaren Schäden begrenzt. Im Falle einer einfachen fahrlässigen Verletzung nichtwesentlicher Vertragspflichten übernimmt BASF keine Haftung. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht bei Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.
BASF kann diese Nutzungsbedingungen jederzeit und ohne Mitteilung ändern. Die geänderten Bedingungen treten mit der Veröffentlichung in Kraft. Die weitere Nutzung der Site durch den Benutzer zeigt sein fortbestehendes Einverständnis auch mit den geänderten Bedingungen.
Die BASF kann diese Site nach eigenem Ermessen und ohne Übernahme einer Haftung jederzeit ohne Ankündigung ganz oder teilweise verändern und/oder deren Betrieb einstellen, und ist nicht dazu verpflichtet, die Site zu aktualisieren.
Diese Nutzungsbedingungen und jegliche Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen Nutzungsbedingungen unterliegen dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss der deutschen Kollisionsregeln. Der ausschließliche Gerichtsstand ist Ludwigshafen/Rhein, Deutschland.
Information zur Verarbeitung Ihrer Daten
Diese Information stellt eine Ergänzung der Informationen zum Datenschutz im Rahmen Ihres Beschäftigungsverhältnisses, die Sie hier abrufen können.
Hinsichtlich des Verantwortlichen, dem Datenschutzbeauftragten sowie den Ihnen zustehenden Rechten verweisen wir auf die oben genannten Informationen zum Datenschutz.
Die Teilnahme an einem Chat ist freiwillig. Sie können auch die Direktberatung nutzen. Sie allein entscheiden, welche personenbezogenen Daten Sie im Rahmen des Chats über Ihre Person bekannt geben. Die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten werden von BASF SE oder beauftragten Dritten ausschließlich zur Durchführung der Personaladministration, der Beratung und der Qualitätssicherung der Beratung genutzt.
Die Übertragung der Daten erfolgt verschlüsselt. Unsere Auftragsdatenverarbeiter setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um die Daten durch vorsätzliche oder zufällige Manipulation, Zugriff durch nicht berechtigte Personen, Änderungen, Verlust und Zerstörung zu schützen. Sämtliche Sicherheitsmaßnahmen und die Einhaltung des Datenschutzes werden regelmäßig von unabhängiger Stelle auditiert.
Verwendung Ihrer Daten und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt als im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Hierbei nutzen wir Ihre personenbezogenen Daten nur, um Ihre Fragen zu beantworten bzw. die von Ihnen gewünschten Änderungen Ihrer Personaldaten umzusetzen. Der Chatverlauf wird in das CRM zur Dokumentation sowie zur gegebenenfalls notwenigen weiteren Bearbeitung gespeichert. Soweit sie besondere personenbezogene Daten in den Chat eingeben, erfolgt die Verarbeitung dieser Daten auf Grundlage des Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO.
Im Übrigen verwenden wir die Eingaben zur Qualitätssicherung. Wir bemühen uns, die Eingaben zu anonymisieren. Soweit dies nicht erfolgen konnte, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Wir haben dabei das Interesse, unseren Service im Rahmen des Chats kontinuierlich zu verbessern.
Wenn Sie mit uns über den Chat in Kontakt treten, wird der jeweilige Chatverlauf bei unseren Dienstleistern (Auftragsdatenverarbeitern) in besonders geschützten Rechenzentren in Deutschland gespeichert und nach maximal 12 Monaten gelöscht.
Zur Durchführung des Chats werden nur Daten genutzt, die für die Beratungsleistung bzw. zur Erledigung Ihres Anliegens erforderlich sind.
Wir verpflichten uns, Ihre Daten nicht zu veröffentlichen und nicht an Dritte weiterzugeben. Unsere Clouddienstleister für die Bereitstellung des Chats sind vertraglich zur strengen Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet. Auch sind diese dazu verpflichtet, sorgfältig mit Ihren Daten umzugehen und sie weder zu eigenen Zwecken zu nutzen noch Sie an Dritte weiterzugeben.
Stand: November 2019