Przetwarzanie danych w Grupie BASF

Za przetwarzanie danych odpowiada spółka BASF, z którą masz kontakt, o ile nie określono inaczej (zwana dalej "BASF" lub "Administratorem" lub "my"). Administratora można zidentyfikować, na przykład, w następujący sposób:

• Jeśli jesteś naszym klientem, usługodawcą lub dostawcą lub masz inne relacje biznesowe z BASF, Twój kontrahent BASF jest administratorem danych
• Na stronach internetowych lub w kanałach mediów społecznościowych, spółka BASF wymieniona w polityce prywatności, stopce lub regulaminie jest Administratorem danych.
• Jeśli jesteś uczestnikiem wydarzenia BASF, spółka BASF organizująca to wydarzenie jest Administratorem danych. 
• W przypadku wydarzeń cyfrowych, firma BASF zapraszająca na dane wydarzenie jest Administratorem.
• Jeśli jesteś gościem na terenie naszej fabryki, Administratorem danych jest spółka BASF, z którą się umówiłeś i do której pomieszczeń wchodzisz.
• Jeśli dokonujesz rezerwacji w hotelu BASF lub jesteś gościem w restauracji BASF, Administratorem jest spółka BASF prowadząca dany obiekt.

Jako grupa działająca na skalę międzynarodową, BASF posiada osoby kontaktowe ds. ochrony danych w każdym kraju. Dla krajów Unii Europejskiej można znaleźć tutaj przegląd wraz z adresami kontaktowymi.

Ponadto w każdej chwili można zwrócić się z pytaniami i wątpliwościami dotyczącymi ochrony danych do naszego centralnego Biura Ochrony Danych:
 

data-protection.eu@basf.com

W ramach Grupy BASF, BASF SE, jako spółka holdingowa, wykonuje funkcje centralne, które wymagają przetwarzania danych osobowych i mogą być również wykonywane na rzecz innych spółek Grupy BASF. Takimi centralnymi funkcjami mogą być na przykład:

• Departament Komunikacji Korporacyjnej
• Dział Zasobów Ludzkich (HR)
• Zarządzanie scentralizowane
• Dział prawny, zgodność z przepisami (Compliance), bezpieczeństwo zakładu, audyt korporacyjny, ochrona danych
• Zamówienia centralne

Ponadto niektóre spółki Grupy BASF przetwarzają dane osobowe jako usługodawcy wewnątrzgrupowi, przy czym przetwarzanie danych może być również prowadzone w imieniu odpowiednich spółek Grupy BASF. Mogą to być na przykład:

• Usługi informatyczne
• Centra Usług Wspólnych

BASF wykorzystuje również centralne systemy przetwarzania danych, które umożliwiają standaryzację procesów przetwarzania danych. Takimi systemami mogą być na przykład:

• Centralne bazy danych, takie jak systemy CRM lub systemy zarządzania dostawcami
• Centralne systemy archiwizacji i zarządzania dokumentami
• Centralne systemy komunikacji

BASF przetwarza dane osobowe wyłącznie do określonych celów. W trakcie naszej działalności gospodarczej powstają różne sytuacje związane z przetwarzaniem danych, o których będziemy Cię informować w ramach danej działalności, np. w formie informacji nt. ochrony danych na stronie internetowej.

Ogólnie rzecz biorąc, BASF przetwarza Twoje dane osobowe w następujących celach:

• Umowa

Jeśli Ty lub spółka, dla której pracujesz, zawarła umowę z BASF, przetwarzamy dane osobowe, jeśli i w zakresie, w jakim jest to konieczne do wykonania umowy. Przetwarzanie danych obejmuje dane główne i kontaktowe, jak również dane związane z umową, które mogą również zawierać dane osobowe naszych klientów, partnerów handlowych, usługodawców, dostawców, sprzedawców i innych partnerów biznesowych. 

Podstawą prawną przetwarzania danych jest Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO i lit. f) RODO, pod warunkiem, że umowa została zawarta między BASF a innym podmiotem prawnym.

• Komunikacja z osobami kontaktowymi

Jeśli skontaktujesz się z nami, przetwarzamy Twoje dane osobowe podane w odpowiednim formularzu kontaktowym w celu przetworzenia Twojego żądania lub skontaktowania się z Tobą. W razie potrzeby przekażemy wewnętrznie Twoją prośbę do współpracowników odpowiedzialnych za jej rozpatrzenie. 

Podstawą prawną przetwarzania danych jest Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

• Współpraca z partnerami biznesowymi

Poza relacjami z klientami, usługodawcami i dostawcami współpracujemy również z firmami i instytucjami w ramach projektów, przedsięwzięć joint venture i innych form współpracy, aby przyspieszyć postęp naukowy i przyczynić się do realizacji tematów istotnych z punktu widzenia naszych celów biznesowych. W szczególności przetwarzamy dane kontaktowe naszych partnerów współpracujących oraz dane związane z daną współpracą w celu realizacji projektu i tworzenia sieci. 

Podstawą prawną przetwarzania danych jest Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

• Public relations i reprezentowanie interesów w sektorze publicznym i politycznym

BASF uważnie śledzi bieżące wydarzenia i dyskurs publiczny, które mają wpływ na nasze produkty i cele korporacyjne. W tym kontekście regularnie współpracujemy z gazetami i czasopismami, odpowiadając na ich zapytania i koordynując artykuły. Ponadto korzystamy z list mailingowych dla prasy, aby informować wybranych przedstawicieli niezależnych mediów o wydarzeniach istotnych dla firmy. W tym celu przetwarzamy dane kontaktowe dziennikarzy i przedstawicieli prasy. 

Podstawą prawną przetwarzania danych jest Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

Ponadto BASF utrzymuje i prowadzi strony internetowe, na których udostępnia informacje zainteresowanym stronom, klientom i innym partnerom biznesowym. W tym kontekście BASF przetwarza dane osobowe, które są niezbędne ze względów technicznych do prezentacji strony internetowej (np. adres IP i ściśle niezbędne pliki cookie). Ponadto, pliki cookie są również sporadycznie wykorzystywane do pomiaru wydajności strony internetowej. Dalsze informacje na temat konkretnego korzystania z takich usług oraz dalszego przetwarzania danych osobowych można znaleźć w polityce prywatności odpowiedniej strony internetowej.

• Wydarzenia

Jeśli BASF organizuje imprezy, przetwarzamy dane kontaktowe uczestniczących w nich gości w celu przeprowadzenia imprezy. W zależności od wydarzenia może to również obejmować informacje związane z cateringiem, np. nietolerancje lub alergie pokarmowe. Jeżeli podczas wydarzenia wykonywane są zdjęcia, nagrania wideo lub inne zapisy, informujemy o tym osobno naszych gości uczestniczących w wydarzeniu, w szczególności jeżeli planowana jest publikacja nagrań i zapisów, oraz uzyskujemy wszelkie niezbędne zgody. 

Podstawą prawną przetwarzania danych jest Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, o ile nie określono inaczej.

• Marketing

Jeśli mamy Twoją zgodę lub jest to dozwolone w inny sposób, będziemy przekazywać Tobie informacje o produktach i tematach związanych z firmą BASF, w tym informacje dotyczące wydarzeń. W celu przekazywania tych informacji przetwarzamy Twoje dane kontaktowe podane w odpowiednich formularzach rejestracji lub zapytania w celu przeprowadzenia odpowiednich działań marketingowych, np. wysyłania newslettera lub ankiety dotyczącej zadowolenia klienta. Dokładne informacje na temat kanału komunikacji, celów przetwarzania i przetwarzanych danych osobowych można znaleźć w odpowiednim wniosku o zgodę i/lub w związanym z nim oświadczeniu o ochronie danych.

Jeśli i w zakresie, w jakim przekażesz nam informacje zwrotne, przetwarzamy je w celu poprawy jakości naszych produktów i usług. W takim przypadku możemy skontaktować się z Tobą w celu omówienia wszelkich dalszych kwestii, które mogą wyniknąć z tych opinii. 

Podstawą prawną przetwarzania danych jest  Twoja zgoda, Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO lub odpowiednia podstawa prawna, o której w inny sposób i w sposób szczególny Cię poinformowano.

• Utrzymywanie i ochrona bezpieczeństwa naszych obiektów, produktów i usług

W celu zapobiegania i wykrywania zagrożeń bezpieczeństwa, oszustw lub innych działań o charakterze przestępczym lub szkodliwym, przetwarzamy dane główne i kontaktowe w celu identyfikacji osób, których dane dotyczą, np. w kontekście przyjmowania dostawców usług lub w kontekście przyznawania dostępu do portali dla klientów. Przetwarzanie danych obejmuje również przestrzeganie i wypełnianie obowiązków BASF w zakresie należytej staranności. W takich przypadkach przetwarzamy Twoje dane kontaktowe, aby informować Cię o ważnych zmianach w recepturach produktów lub zatwierdzeniach. 

Jeśli odwiedzasz nas osobiście, wydajemy przepustki dzienne, aby zapewnić Ci dostęp do naszych obiektów oraz kontrolować dostęp ze względów bezpieczeństwa poprzez takie procesy, jak wydawanie przepustek dla gości. W tym celu przetwarzamy określone informacje o Tobie, takie jak imię i nazwisko, data urodzenia, osoby przez Ciebie odwiedzane, numer dowodu osobistego, numer telefonu i czas trwania wizyty w dniach. W razie potrzeby będziesz musiał odpowiedzieć na pytania testowe dotyczące bezpiecznego zachowania na terenie zakładu w ramach testu bezpieczeństwa; w takim przypadku zapisywane są wyniki testu. W przypadku kierowców BASF przetwarza również tablice rejestracyjne używanego pojazdu. Jeśli jako kierowca przewozisz towary niebezpieczne, towary te są sprawdzane, a kontrola jest dokumentowana.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

• Zgodność z wymogami prawnymi 

Jeśli prawo tego wymaga i w zakresie przez nie wymaganym, przetwarzamy dane osobowe w celu spełnienia wymogów prawnych. Mogą to być na przykład zobowiązania podatkowe i handlowe lub przepisy dotyczące zapobiegania przestępstwom "białych kołnierzyków", takie jak przepisy dotyczące prania brudnych pieniędzy.

Jeśli jesteś akcjonariuszem BASF, będziemy również przetwarzać Twoje dane osobowe wymagane do wpisania Cię do rejestru akcjonariuszy BASF z przyczyn związanych z prawem spółek i spółek akcyjnych (np. na podstawie § 67 niemieckiej ustawy o akcjach - Aktiengesetz). Otrzymujemy Twoje dane osobowe z banku zaangażowanego w zakup akcji.

W razie potrzeby i w niezbędnym zakresie współpracujemy również z przedstawicielami władz, aby koordynować z nimi kwestie istotne z punktu widzenia prawa. W tym kontekście przetwarzamy dane kontaktowe oraz dane związane z odpowiednią współpracą w celu koordynacji prawnej.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest Art. 6 ust. 1 lit. c) i f) RODO.

• Przetwarzanie danych w zakresie spraw prawnych

W zakresie sporów prawnych możemy przetwarzać dane osobowe w ramach tych sporów. W związku z tym przetwarzamy również dane osobowe, jeżeli i w zakresie, w jakim jest to wymagane do rozstrzygania sporów prawnych, egzekwowania obowiązujących umów oraz dochodzenia, wykonywania i obrony roszczeń prawnych. 

Podstawą prawną przetwarzania danych jest Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

Jako międzynarodowa grupa, BASF polega na elastycznych i przyjaznych dla użytkownika formach komunikacji, a jednocześnie jest zainteresowany efektywną i potrzebną komunikacją wewnętrzną oraz z podmiotami zewnętrznymi.
 

Z tych powodów firma BASF wykorzystuje cyfrowe systemy konferencyjne, w szczególności do realizacji wydarzeń cyfrowych:

• Komunikacja z wewnętrznymi i zewnętrznymi zainteresowanymi podmiotami, np. w ramach spotkań i konferencji online
• Realizacja wydarzeń online (np. seminaria internetowe, szkolenia informacyjne)

Podczas korzystania z cyfrowych systemów konferencyjnych, gdy korzystasz z jednego z naszych cyfrowych systemów konferencyjnych, z przyczyn technicznych przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych: 

• Dane komunikacyjne (np. adres e-mail)
• Pliki dziennika, dane dziennika (np. wersja systemu konferencyjnego, adres IP, kodek audio i wideo) 
• Metadane (np. czas uczestnictwa, wskazanie węzła medialnego, używany sprzęt, wersja systemu operacyjnego itp.)
• Dane profilu użytkownika (np. Twoja nazwa użytkownika (jeśli sam ją podałeś) oraz zdjęcie profilowe, jeśli i w zakresie, w jakim jest ono technicznie dostępne)
• Informacje o koncie BASF (gdy korzystają z niego pracownicy BASF)

W zależności od rodzaju i formatu wydarzenia cyfrowego przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych, pod warunkiem, że użytkownik dobrowolnie je nam udostępni:

• Transmisje dźwiękowe, chyba że wyciszyłeś mikrofon
• Wprowadzanie tekstu, jeśli używasz odpowiedniej funkcji czatu
• Transmisje wideo, jeśli aktywowałeś funkcję kamery 
• Załączniki, gdy je przesyłasz podczas wydarzenia

Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie uzasadnionego interesu zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Nasz uzasadniony interes wynika z wyżej wymienionych celów przetwarzania danych. 

Firma BASF zazwyczaj korzysta z następujących cyfrowych systemów konferencyjnych:

Jako firma chemiczna, która ma do czynienia m.in. z substancjami niebezpiecznymi i szkodliwymi, jesteśmy zainteresowani zapewnieniem bezpieczeństwa naszych zakładów i naszych pracowników. Z tego powodu BASF prowadzi monitoring wideo w wybranych miejscach na swoim terenie, jeśli i w zakresie niezbędnym do zapewnienia aspektów bezpieczeństwa w BASF. Przestrzeń publiczna, jak również przestrzeń prywatna osób (np. prywatne ogrody) nie są monitorowane. BASF dostarcza informacji w każdym przypadku na miejscu, za pomocą znaków i piktogramów umieszczonych w pobliżu systemu monitoringu wideo, o konkretnym monitoringu wideo prowadzonym. 

Więcej informacji na temat ochrony danych można znaleźć w odpowiednim systemie monitoringu wizyjnego.

Firma BASF jest zainteresowana prezentowaniem się w jak największej liczbie kanałów, byciem dostępnym dla klientów, usługodawców, innych partnerów biznesowych, wnioskodawców i zainteresowanych stron, a także promowaniem tematów i produktów za pośrednictwem sieci społecznościowych.

Przetwarzamy dane osobowe, gdy odwiedzasz BASF na kanałach mediów społecznościowych. Dzięki naszym różnym kanałom mediów społecznościowych chcemy zaoferować Ci szeroki zakres usług multimedialnych i wymieniać się z Tobą pomysłami na tematy, które są dla Ciebie ważne. Oprócz odpowiedniego dostawcy sieci społecznościowej, na naszych kanałach mediów społecznościowych gromadzimy i przetwarzamy również dane osobowe użytkowników. W odniesieniu do odpowiednich celów przetwarzania danych i kategorii danych odnosimy się do poszczególnych kanałów mediów społecznościowych, które zostały szczegółowo wyjaśnione poniżej. 

Zasadniczo przetwarzanie danych służy następującym celom: 

• Komunikacja z osobami odwiedzającymi kanały mediów społecznościowych BASF; 
• Obsługa zapytań od osób odwiedzających kanał mediów społecznościowych BASF; 
• Zbieranie informacji statystycznych na temat zasięgu kanałów mediów społecznościowych firmy BASF; 
• Przeprowadzanie ankiet wśród klientów, kampanii marketingowych, analiz rynkowych, loterii, konkursów oraz podobnych promocji i wydarzeń; 
• rozstrzyganie sporów i zatargów, ustanawianie, wykonywanie lub obrona przed roszczeniami prawnymi lub sporami sądowymi, egzekwowanie obowiązujących umów. 

Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do realizacji tych celów.

W naszej firmie dostęp do wyżej wymienionych danych osobowych mają tylko te osoby i podmioty, które potrzebują ich do realizacji wyżej wymienionych celów.

Współpracujemy również z usługodawcami. Usługodawcy ci działają wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami i są zobowiązani umową do przestrzegania obowiązujących wymogów w zakresie ochrony danych. 

W przeciwnym razie będziemy przekazywać dane użytkownika stronom trzecim tylko wtedy, gdy:

• udzieliłeś wyraźnej zgody zgodnie z art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. a GDPR,
• ujawnienie danych jest konieczne zgodnie z Art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. f GDPR w celu dochodzenia, wykonywania lub obrony roszczeń prawnych i nie ma podstaw do przypuszczenia, że masz nadrzędny uzasadniony interes w nieujawnianiu Twoich danych,
• istnieje prawny obowiązek przekazania danych zgodnie z Art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. c GDPR, lub
• jest to prawnie dopuszczalne i konieczne do realizacji stosunków umownych z użytkownikiem zgodnie z art. 6 (1) zdanie 1 lit. b GDPR.
   

Twoje dane osobowe będą przekazywane dostawcom usług w kraju trzecim tylko wtedy, gdy spełnione zostaną specjalne wymagania określone w Art. 44 i nast. GDPR. Jeśli i w zakresie, w jakim dostawcy usług znajdują się w kraju trzecim, możliwe jest, że serwery danego dostawcy usług znajdują się w kraju trzecim lub że serwery znajdują się w UE, ale w przypadkach wsparcia są one dostępne z kraju trzeciego. W niektórych krajach trzecich poziom ochrony danych nie jest równoważny z poziomem ochrony w UE, ponieważ władze mogą mieć uproszczony dostęp do danych osobowych lub istnieją ograniczone prawa przeciwko takim środkom. Jeżeli i w zakresie, w jakim użytkownik wyrazi na to zgodę, wyraźnie zgadza się na przekazanie danych osobowych do odpowiedniego kraju trzeciego.

W przypadku braku wyraźnej deklaracji zgody w okresie przechowywania danych (np. w kontekście deklaracji zgody) dane osobowe osób, których dane dotyczą, zostaną usunięte, o ile nie są już potrzebne do realizacji celu przechowywania, chyba że ustawowe obowiązki w zakresie przechowywania (np. handlowe i podatkowe obowiązki w zakresie przechowywania) uniemożliwiają usunięcie.

Masz opisane poniżej prawa wynikające z RODO. Korzystanie z tych praw jest dla Ciebie bezpłatne. Może jednak zaistnieć konieczność udowodnienia swojej tożsamości za pomocą dwóch czynników. Dołożymy uzasadnionych starań zgodnie z naszymi zobowiązaniami prawnymi, aby wyegzekwować Twoje prawa.

Aby skorzystać z przysługujących Ci praw, skontaktuj się z nami w dowolny sposób. Dane kontaktowe znajdziesz w sekcji "Kontakt z inspektorem ochrony danych" oraz w stopce lub stronie poświęconej klauzuli dot. zrzeczenia się odpowiedzialności (Disclaimer page).

Prawo dostępu: Możesz zażądać od administratora informacji o przechowywanych na Twój temat danych osobowych (art. 15 GDPR). Jeśli masz bezpośredni dostęp do swoich danych za pośrednictwem portali/samoobsługi, prawo do informacji uważa się za spełnione. 

Prawo do sprostowania: Jeśli Twoje dane osobowe są nieprawidłowe, masz prawo zażądać ich poprawienia (art. 16 GDPR).

Prawo do cofnięcia oświadczenia o wyrażeniu zgody: Jeśli przetwarzanie Twoich danych odbywa się na podstawie Twojej zgody, masz prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie zgodnie z art. 7 (3) GDPR. Odwołanie nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego do tego czasu. Odwołanie można zadeklarować na piśmie, pocztą elektroniczną oraz, w razie potrzeby, w ramach oferowanej usługi.

Prawo do sprzeciwu w przypadku przetwarzania danych w celu zabezpieczenia uzasadnionych interesów: Jeśli przetwarzamy Twoje dane w celu zabezpieczenia uzasadnionych interesów, możesz wnieść sprzeciw wobec tego przetwarzania zgodnie z art. 21 GDPR z przyczyn wynikających z Twojej szczególnej sytuacji. Wówczas nie będziemy już przetwarzać Twoich danych osobowych, chyba że będziemy w stanie wykazać istotne uzasadnione podstawy do przetwarzania, które są nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności lub w celu ustanowienia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych.

Prawo do usunięcia danych: Zgodnie z warunkami określonymi w art. 17 GDPR, masz prawo zażądać usunięcia swoich danych osobowych. Ma to miejsce np. w przypadku cofnięcia udzielonej zgody lub gdy dane nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane.

Prawo do ograniczenia przetwarzania danych: Zgodnie z warunkami określonymi w art. 18 GDPR, masz prawo zażądać ograniczenia przetwarzania danych, które Cię dotyczą.

Prawo do przenoszenia danych: Jeśli sam dostarczyłeś nam dane osobowe, masz prawo, zgodnie z art. 20 GDPR, zażądać od nas przeniesienia danych bezpośrednio do innego administratora lub innej organizacji. Alternatywnie, masz prawo zażądać, abyśmy sami dostarczyli Ci dane w formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Dotyczy to jednak wyłącznie sytuacji, gdy przetwarzamy dane osobowe na podstawie Twojej zgody lub na podstawie umowy lub w kontekście negocjacji umowy, a przetwarzanie odbywa się z wykorzystaniem procedur zautomatyzowanych.

Prawo do złożenia skargi: Masz możliwość złożenia skargi do inspektora ochrony danych, o którym mowa w niniejszej deklaracji ochrony danych (dane kontaktowe znajdują się powyżej) lub do organu nadzorczego, w szczególności w państwie członkowskim Twojego zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia.

W każdym przypadku możesz się skontaktować z:

lub

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2
00-193 Warszawa
tel. 22 531-03-00
kancelaria@uodo.gov.pl