Informationen für Aktionärinnen und Aktionäre der BASF SE zum Datenschutz

Datenschutz hat für BASF SE (nachfolgend auch „wir“ genannt) einen hohen Stellenwert. Wie Sie wissen, sind wir gesetzlich verpflichtet, ein Aktienregister zu führen. Im Folgenden informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Sie uns über unsere Webseite www.basf.com/hv-service, schriftlich oder per E-Mail personenbezogene Daten für das Aktienregister zur Verfügung stellen oder uns über Änderungen zu den über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten im Aktienregister der BASF SE informieren. Wir möchten Sie auch darüber informieren, welche Datenschutzrechte Ihnen zustehen (Information nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO).

Informationen darüber, welche personenbezogene Daten wir beim Besuch unserer Webseite über Sie erheben und speichern finden Sie hier.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzes ist:

BASF SE
Carl-Bosch-Str. 38
67056 Ludwigshafen/Rhein
Telefon: +49 (621) 60-0
E-Mail: data-protection@basf.com

Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie per Post unter der o.g. Adresse mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragte Alexandra Haug“ oder per E-Mail: data-protection@basf.com

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten und woher stammen diese?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG), sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.

Aktien der BASF SE sind Namensaktien. Bei Namensaktien sieht § 67 AktG vor, dass diese unter Angabe des Namens, Geburtsdatums und der Adresse der Aktionärin bzw. des Aktionärs sowie der Stückzahl in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind. Die Aktionärin bzw. der Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen. Ihre personenbezogenen Daten werden also grundsätzlich direkt bei Ihnen erhoben.

Regelmäßig leiten die beim Erwerb oder der Verwahrung Ihrer BASF SE Namensaktien mitwirkenden Kreditinstitute für Sie die für die Führung des Aktienregisters relevanten Angaben (z.B. auch Staatsangehörigkeit und ggf. berufliche Branchenbezeichnung) an uns weiter. Dies geschieht über die Clearstream Banking Frankfurt, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Kreditinstitute wahrnimmt. Verkaufen Sie Ihre Aktien, meldet uns dies das Kreditinstitut des neuen Erwerbers. In diesen Fällen erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten von den genannten Kreditinstituten und verarbeiten diese ausschließlich zur Führung des Aktienregisters, Kommunikation mit Ihnen als Aktionärin bzw. Aktionär sowie der Durchführung der Hauptversammlung und ordnungsgemäßen Auszahlung der Dividende in Einklang mit EU-Sanktionsbestimmungen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das Aktiengesetz sowie einschlägigen EU-Vorschriften (bspw. EU-Verordnung Nr. 269/2014 des Rates vom 17. März 2014) in Verbindung mit Art. 6 Absatz 1 c) DSGVO.

Über unsere Webseite haben Sie die Möglichkeit, uns Adressänderungen, E-Mail-Adressen oder ggf. Ihre Vollmacht und Weisungen im Vorfeld der Hauptversammlung der BASF SE mitzuteilen.

Wenn Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch machen, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten ausschließlich dazu, unser Aktienregister entsprechend Ihren Angaben zu aktualisieren, beziehungsweise Ihnen die Möglichkeit zu geben, eine Vollmacht zu erteilen, diese zu widerrufen oder die Bevollmächtigung nachzuweisen und dem Bevollmächtigten die Stimmrechtsausübung in der Hauptversammlung zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten sind §§ 67e Abs. 1, 134 Abs. 3 Satz 4 AktG in Verbindung mit Art. 6 Absatz 1 lit. c) DSGVO.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

An welche Kategorien von Empfängern geben wir Ihre Daten ggf. weiter?

Externe Dienstleister:
Wir bedienen uns zur Verwaltung und technischen Führung des Aktienregisters (Aktienregisterservice-Gesellschaft, IT-Dienstleister), zur Abwicklung der Hauptversammlungen (HV-Dienstleister) und zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen zum Teil externer Dienstleister und Kreditinstitute.

Mögliche weitere Empfänger:
Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z.B. beim Überschreiten gesetzlich vorgegebener Stimmrechtsschwellen) oder externe Rechtsanwaltskanzleien zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen oder zur Wahrung unserer rechtlichen Interessen. 

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dabei kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren). Grundsätzlich speichern wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahren.

Wie übermitteln wir Daten ins außereuropäische Ausland?

Wir haben nicht die Absicht Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder an eine internationale Organisation zu übermitteln. Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergeben, erfolgt die Weitergabe nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder Vereinbarung der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission) vorhanden sind. Detaillierte Information dazu sowie über das Datenschutzniveau bei unseren Dienstleistern in Drittländern können Sie unter den oben genannten Kontaktinformationen anfordern.

Welche Rechte haben Sie als Betroffene bzw. Betroffener?

Auskunftsrecht: Das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, die von uns verarbeitet werden, und über bestimmte andere Informationen (wie z.B. diejenigen, welche in dieser Datenschutz­erklärung gegeben werden);

Recht auf Berichtigung: Wenn Ihre personen­bezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sind, haben Sie ein Recht auf Berichtigung;

Recht auf Löschung: Auf Grundlage des sog. „Rechts auf Vergessenwerden“ können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, es sei denn, es besteht eine Aufbewahrungspflicht. Das Recht auf Löschung ist kein ausnahmsloses Recht. Wir haben etwa das Recht, Ihre personenbezogenen Daten weiterhin zu verarbeiten, wenn eine solche Verarbeitung erforderlich ist, um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen;

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Dieses Recht umfasst die Einschränkung der Nutzung oder der Art und Weise der Nutzung. Dieses Recht ist auf bestimmte Fälle beschränkt und besteht insbesondere, wenn: (a) die Daten unrichtig sind; (b) die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung ablehnen; (c) wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie die Daten jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen. Wenn die Verarbeitung eingeschränkt ist, dürfen wir die Daten weiterhin speichern, aber nicht nutzen. Wir halten eine Liste mit denjenigen Personen vor, die das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung ausgeübt haben, um diese Ein­schränkung sicherstellen zu können;

Recht auf Datenübertragbarkeit: Dieses Recht beinhaltet, dass wir Ihre personenbezogenen Daten sofern technisch möglich in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu Ihren eigenen Zwecken übermitteln;

Recht auf Unterrichtung: Sie haben das Recht, in klarer und einfach verständlicher Sprache unterrichtet zu werden, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.

Die Ausübung dieser Rechte ist für Sie kostenfrei. Sie müssen jedoch Ihre Identität mit zwei Faktoren nachweisen. Wir werden angemessene Anstrengun­gen in Übereinstimmung mit unseren gesetzlichen Pflichten unternehmen, um Ihre personenbezogenen Daten in unseren Dateisystemen zu übertragen, zu berichtigen oder zu löschen.

Um Ihre Rechte auszuüben, eine Beschwerde einzulegen oder sonstige Anfragen zu übermitteln, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail oder schreiben uns. Wir sind bemüht, Ihnen innerhalb von 30 Tagen zu antworten.

Wenn wir eine Beschwerde erhalten, werden wir die Person, welche die Beschwerde eingelegt hat, kontaktieren, um der Beschwerde nachzugehen. Wenn wir eine Beschwerde nicht unmittelbar lösen können, werden wir nach Bedarf mit den Behörden, insbesondere den Datenschutzbehörden, zusammenarbeiten.

Möchten Sie sich über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten beschweren?

Sie haben die Möglichkeit, sich an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34
55116 Mainz