Prozessbeschreiung zur Beantragung und Verwaltung durch externe Disponenten
Global
Ludwigshafen
Informationen zur Beantragung und Verwaltung von Dauereinfahrtsgenehmigungen
Mit der Bitte um Beachtung: In der Zeit vom 23.07.-26.07.2024 können keine Neuanträge/Verlängerungsanträge mehr systemtechnisch erfasst werden. Die Beantragung mit Formular wird AB SOFORT eingestellt.
Ab dem 29.07. erfolgt die Verwaltung der Einfahrtsgenehmigungen ausschließlich über das Portal "Security System".
Für das Befahren des Werksgeländes Ludwigshafen, sowie die Außenstellen Friesenheimer Insel, Kläranlage und Limburgerhof ist es notwendig eine entsprechende Einfahrtsgenehmigung bei der Standortsicherheit zu beantragen. Es wird unterschieden zwischen Temporär- und Dauereinfahrten:
Temporäreinfahrt (Gültigkeit bis max. 5 Tage):
Die Beantragung einer solchen Einfahrt erfolgt mit der Beantragung des Temporärausweises durch einen Vermerk im Kommentarfeld und kann für die Dauer eines Auftrages oder eines Besuches zusammen angelegt werden. Sofern Ihnen das Kennzeichen bei Antragstellung bekannt ist, geben Sie dieses bitte an. Die Abholung erfolgt zeitgleich mit der Abholung des Temporärausweises in einer unserer Ausweis- und Empfangsstellen.
Dauereinfahrt:
Die Nutzung von Dauereinfahrten obliegt ausschließlich Personen, die im Besitz eines aktiven Dauerausweises für die BASF SE sind. Dauereinfahrten sind maximal 1 Jahr gültig.
Hinweis: Die zu beantragenden Einfahrtsgenehmigungen werden ausschließlich auf den Hauptkontraktor ausgestellt. Die maximale Anzahl an Einfahrtsgenehmigungen orientiert sich an der Anzahl der aktiven Dauerausweise. Die Nutzung der Einfahrt ist sowohl vom Hauptkontraktor selbst als auch vom Subkontraktor möglich. Die Verwaltung obliegt dem Hauptkontraktor.
Wenn für die Erfüllung des Auftrages eine Zufahrt zum Werksgelände der BASF SE am Standort Ludwigshafen mit einem PKW oder einem sonstigen Fahrzeug notwendig ist, muss dies beantragt werden. Das kann ausschließlich der zuständige Disponent der Firma im
Portal "Security System" tun.
Alle notwendigen Informationen dazu finden Sie in der Prozessbeschreibung.
Die Anträge durchlaufen einen BASF-internen Freigabeprozess, d.h. es erfolgt die Prüfung durch das zuständige Genehmigerteam, sowie die obligatorische Prüfung durch das Team des Einfahrtsmanagments der Standortsicherheit.
Sobald der Antrag final bearbeitet wurde, erhalten alle Disponenten der Firma eine Information per E-Mail über den Status des gestellten Antrages.
Hinweis: Die komplette Bearbeitung von - Antragseingang bis zur Abholung - kann 3-4 Werktage in Anspruch nehmen.
Definition der Fahrzeugarten
Sofern eine Einfahrtsgenehmigung erforderlich ist, ist zu unterscheiden, zu welcher Kategorie ihr Fahrzeug gehört. Hierbei ist außer Acht zu lassen, ob das Fahrzeug als PKW oder LKW eingestuft ist.
Die Kategorien, die relevant für die BASF SE sind, ist das zulässige Gesamtgewicht. Siehe u.a. Grafik das Feld, welches zu berücksichtigen ist.
PKW = bis 2,8t (gem. Zulassungsbescheinigung Teil 1 - Feld F.2)
Sonstiges Fahrzeug = größer 2,8t (gem. Zulassungsbescheinigung Teil - Feld F.2)
Sobald der Antrag durch das Team des Einfahrtsmanagement der Standortsicherheit bearbeitet und der Antragsteller per Mail informiert wurde, kann die Einfahrtsgenehmigung ausschließlich in der Ausweis- und Empfangsstelle Nord (Gebäude J660, Nähe Tor 5) abgeholt werden. (Die komplette Bearbeitung von - Antragseingang bis zur Abholung - kann 3-4 Werktage in Anspruch nehmen.)
Hinweis: Berechtigt für die Abholung der Einfahrtsgenehmigungen sind nur Personen, die durch den Disponenten im Antrag als Abholer hinterlegt wurden. Wenn der Disponent die beantragte Einfahrtsgenehmigung selbst abholen möchte, muss dieser auch namentlich als Abholer hinterlegt sein. Sollte kein Abholer benannt werden, kann jeder Mitarbeiter die Einfahrt abholen. Die Herausgabe erfolgt nur an Personen, die im Besitz eines aktiven Dauerausweises sind und muss durch diese Person quittiert werden.
Die Abholung von Verlängerungen erfolgt ausschließlich im 1:1-Tausch (Alt gegen Neu). Eine Ausnahme besteht darin, wenn die Befristung < 3 Tage vor Ablauf ist. In jedem Fall müssen ALLE Einfahrtsgenehmigungen nach Ablauf des Befristungsdatums an das Team des Einfahrtsmanagements der Standortsicherheit (Postanschrift: BASF SE, ESM/WWE - J660, 67056 Ludwigshafen) gesendet oder übergeben werden.
Ist ihre Firma im Besitz von aktiven Einfahrtsgenehmigungen, dann werden ALLE zuständigen Disponenten frühzeitig (28 Tage) vor Ablauf per e-Mail informiert.
Die Verlängerung der ablaufenden Einfahrtsgenehmigungen erfolgt über das Portal "Security System" . Dort sind alle zur Verlängerung stehenden Einfahrtsgenehmigungen in der Übersicht aufgelistet und können ausgewählt werden.
Alle notwendigen Informationen dazu finden Sie in der Prozessbeschreibung.
Die Anträge durchlaufen, wie beim Neuantrag auch, einen BASF-internen Freigabeprozess. D.h. es erfolgt die Prüfung durch das zuständige Genehmigerteam, sowie die obligatorische Prüfung durch das Team des Einfahrtsmanagements der Standortsicherheit.
Hinweis: Die komplette Bearbeitung von - Antragseingang bis zur Abholung - kann 3-4 Werktage in Anspruch nehmen.
Die Regularien zur Abholung der zu verlängernden Einfahrtsgenehmigungen entnehmen Sie bitte aus dem Schritt 2: Abholung von Einfahrtsgehmigungen.
Sollte es zu einer Kontrolle seitens des Fachpersonals der Standortsicherheit kommen, bei der eine abgelaufene oder als verloren gemeldete Dauereinfahrtsgenehmigung genutzt wird, stellt dies einen Verstoß gegen die Standortordnung dar, welcher geahndet wird.
Sofern Ihre Firma den Verlust einer Einfahrtsberechtigung melden muss, ist dies bitte unverzüglich im Portal "Security System"durch den zuständigen Disponenten zu pflegen.
Sollten Sie einen Ersatz benötigen, ist ein Neuantrag über das System zu stellen. Wie Sie vorgehen müssen, finden Sie im Schritt 1: Beantragung von Dauereinfahrtsgenehmigungen.
Die Anträge durchlaufen einen BASF-internen Freigabeprozess. D.h. es erfolgt die Prüfung durch das zuständige Genehmigerteam, sowie die obligatorische Prüfung durch das Team des Einfahrtsmanagments der Standortsicherheit.
Sobald der Antrag final bearbeitet wurde, erhalten alle Disponenten der Firma eine Information per E-Mail über den Status des gestellten Antrages.
Hinweis: Die komplette Bearbeitung von - Antragseingang bis zur Abholung - kann 3-4 Werktage in Anspruch nehmen.
Sollte es zu einer Kontrolle seitens des Fachpersonals der Standortsicherheit kommen, bei der eine abgelaufene oder als verloren gemeldete Dauereinfahrtsgenehmigung genutzt wird, stellt dies einen Verstoß gegen die Standortordnung dar, welcher geahndet wird.
FAQs, Video-Anleitung & Prozessbeschreibung
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