Databehandling i BASF-gruppen

Det BASF-selskab, som du er i kontakt med, er ansvarlig for databehandlingen, medmindre andet er angivet (i det følgende benævnt "BASF" eller "den dataansvarlige" eller "vi"). Den dataansvarlige kan f.eks. identificeres som følger:
 

• Hvis du er en af vores kunder, tjenesteudbydere eller leverandører eller har et andet forretningsmæssigt forhold til BASF, er din BASF-kontraktpartner den dataansvarlige.
• På websteder eller på sociale mediekanaler er det BASF-firma, der er nævnt i privatlivspolitikken, i aftrykket eller i brugsbetingelserne, den dataansvarlige.
• Hvis du er deltager i et BASF-arrangement, er det BASF-selskab, der afholder arrangementet, den dataansvarlige. 
• For digitale begivenheder er den BASF-virksomhed, der inviterer til den pågældende digitale begivenhed, den dataansvarlige.
• Hvis du er besøgende på vores fabriksanlæg, er det BASF-selskab, som du har en aftale med, og hvis lokaler du kommer ind i, den dataansvarlige.
• Hvis du booker på et BASF-hotel eller er gæst på en BASF-restaurant, er BASF-selskabet dendataansvarlige, der driver den pågældende facilitet.

Som en internationalt koncern har BASF kontaktpersoner for databeskyttelse i hvert land. For lande i Den Europæiske Union finder du her en oversigt med kontaktadresser.

Derudover kan du til enhver tid rette spørgsmål og bekymringer om databeskyttelse til vores centrale databeskyttelseskontor:

data-protection.eu@basf.com

Inden for BASF-gruppen udfører BASF SE som holdingselskab centrale funktioner, der kræver behandling af personoplysninger, og som også kan udføres for andre selskaber i BASF-gruppen. Sådanne centrale funktioner kan f.eks. være:
 

• Afdelingen for kommunikation
• HR afdeling
• Centraliseret ledelse
• Juridisk afdeling, Compliance, fabrikssikkerhed, virksomhedsrevision, databeskyttelse
• Centralt indkøb
   

Desuden behandler visse BASF-gruppeselskaber personoplysninger som koncerninterne tjenesteudbydere, hvorved databehandlingen også kan udføres på vegne af de respektive BASF-gruppeselskaber. Det kan f.eks. være:
 

• IT-tjenester
• Fælles servicecentre
   

BASF anvender også centrale databehandlingssystemer, der muliggør standardiserede databehandlingsprocesser. Sådanne systemer kan f.eks. være:
 

• Centrale databaser, f.eks. CRM- eller leverandørstyringssystemer
• Centrale arkiverings- og dokumentstyringssystemer
• Centrale kommunikationssystemer

BASF behandler udelukkende personoplysninger til specifikke formål. I forbindelse med vores forretningsaktiviteter opstår der forskellige behandlingssituationer, som vi generelt informerer dig om inden for rammerne af den pågældende aktivitet, f.eks. i form af en databeskyttelseserklæring på en hjemmeside.

Generelt behandler BASF dine personoplysninger til følgende formål:
 

• Kontrakt

Hvis du eller den virksomhed, som du arbejder for, har indgået en kontrakt med BASF, behandler vi personoplysninger, hvis og i det omfang det er nødvendigt for at opfylde kontrakten. Databehandlingen omfatter stam- og kontaktdata samt kontraktrelevante data, som også kan indeholde personoplysninger om vores kunder, salgspartnere, tjenesteudbydere, leverandører, sælgere og andre forretningspartnere. Retsgrundlaget for denne databehandling er art. 6, stk. 1, litra b) GDPR og litra f) GDPR, forudsat at kontrakten er indgået mellem BASF og en anden juridisk enhed.

Hvis du arbejder for os som speditør eller transportvirksomhed, behandler vi også oplysninger i forbindelse med transportordren med henblik på produktlevering og transportadministration, herunder sporingsnummer, destination, kontaktoplysninger på kunden, leverandøren eller anden kunde og kontaktoplysninger på din virksomhed. For at vise live-placeringerne af produktleveringen og for at informere vores kunder behandler vi desuden statusmeddelelser og GPS-data for de udførte transporter (i næsten realtid), som overføres af den interneIT service hos den respektive speditør, der har bestilt transportøren. Vi modtager disse oplysninger via systemer    hos den respektive speditør, som udfører transporten for  BASF i overensstemmelse med sit kontraktforhold. Retsgrundlaget for denne databehandling er artikel 6, stk. 1, litra b) og f) i GDPR.

• Kommunikation med kontaktpersoner

Hvis du kontakter os, behandler vi dine personlige oplysninger, som du har angivet i den respektive kontaktformular, for at behandle din anmodning eller kommunikere med dig. Om nødvendigt videresender vi din anmodning internt til de kolleger, der er ansvarlige for at støtte din anmodning. 

Retsgrundlaget for denne databehandling er art. 6, stk. 1, litra f) i GDPR.
 

• Samarbejde med forretningspartnere

Ud over kunde-, tjenesteudbyder- og leverandørforbindelser arbejder vi også sammen med virksomheder og institutioner om projekter, joint ventures og andre samarbejder for at fremme videnskabelige fremskridt og bidrage til emner, der er relevante for vores forretningsmål. Vi behandler især kontaktoplysninger om vores samarbejdspartnere og data vedrørende det respektive samarbejde med henblik på projektgennemførelse og netværkssamarbejde. 

Retsgrundlaget for denne databehandling er art. 6, stk. 1, litra f) i GDPR.
 

• Public relations og interessevaretagelse i den offentlige og politiske sektor

BASF følger nøje med i aktuelle begivenheder og offentlige diskurser, der påvirker vores produkter og virksomhedens mål. I den forbindelse samarbejder vi regelmæssigt med aviser og tidsskrifter for at besvare henvendelser fra dem og koordinere artikler. Desuden bruger vi pressepostlister til at informere udvalgte repræsentanter for de uafhængige medier om virksomhedsrelevante udviklinger. Til disse formål behandler vi kontaktoplysninger om journalister og repræsentanter for pressen. 

Retsgrundlaget for denne databehandling er art. 6, stk. 1, litra f) i GDPR.

Derudover vedligeholder og driver BASF websteder, hvor vi giver oplysninger til interesserede parter, kunder og andre forretningspartnere. I denne forbindelse behandler BASF personoplysninger, der er nødvendige af tekniske årsager for præsentationen af hjemmesiden (f.eks. IP-adresse og strengt nødvendige cookies). Derudover anvendes cookies også lejlighedsvis til at måle webstedets ydeevne. Yderligere oplysninger om den specifikke brug af sådanne tjenester og om den videre behandling af personoplysninger findes i privatlivspolitikken på det pågældende websted.
 

• Begivenheder

Hvis BASF afholder arrangementer, behandler vi kontaktoplysningerne for de deltagende gæster for at kunne gennemføre arrangementet. Afhængigt af arrangementet kan dette også omfatte oplysninger, der er relevante for catering, f.eks. fødevareintolerancer eller allergier. Hvis der laves fotografier, videooptagelser eller andre optagelser i forbindelse med arrangementet, informerer vi vores deltagende gæster særskilt, især hvis der er planlagt enoffentliggørelse af optagelserne,  hvis optagelser er planlagt, og indhenter de nødvendige samtykker. 

Retsgrundlaget for denne databehandling er art. 6, stk. 1, litra f) i GDPR, medmindre andet er angivet.
 

• Markedsføring

Hvis vi har dit samtykke eller på anden måde har tilladelse til det, vil vi give dig oplysninger om produkter og emner fra BASF, herunder oplysninger om arrangementer. Med henblik på at give dig disse oplysninger behandler vi dine kontaktoplysninger, der er angivet i de respektive registrerings- eller anmodningsformularer, med henblik på at gennemføre den respektive markedsføringsaktivitet, f.eks. udsendelse af nyhedsbrev eller kundetilfredshedsundersøgelse . De nøjagtige oplysninger om kommunikationskanalen, behandlingsformålene og de behandlede personoplysninger findes i den respektive anmodning om samtykke og/eller den tilhørende databeskyttelseserklæring.

Hvis og i det omfang du giver os feedback, behandler vi dine oplysninger med henblik på at forbedre kvaliteten af vores produkter og tjenester. I dette tilfælde kan vi kontakte dig for at drøfte eventuelle opfølgende spørgsmål, der måtte opstå på baggrund af denne feedback. 

Retsgrundlaget for denne databehandling er dit samtykke, art. 6, stk. 1, litra a), i GDPR eller det respektive retsgrundlag, som er meddelt dig på anden måde og specifikt.
 

• Vedligeholdelse og beskyttelse af sikkerheden for vores faciliteter, produkter og tjenester

Med henblik på at forebygge og afsløre sikkerhedsrisici, svigagtige procedurer eller andre kriminelle eller skadelige handlinger behandler vi stam- og kontaktoplysninger for at identificere de registrerede, f.eks. i forbindelse med onboarding af tjenesteudbydere eller i forbindelse med tildeling af adgang til kundeportaler. Databehandling omfatter også overholdelse og opfyldelse af BASF's omsorgs- og due diligence-pligt og pligt til at udvise rettidig omhu. I sådanne tilfælde behandler vi dine kontaktoplysninger for at informere dig om vigtige ændringer i produktformuleringer eller godkendelser. 

Hvis du besøger os personligt, udsteder vi et dagskort for at give dig adgang til vores lokaler, og for at kontrollere adgangen,af sikkerhedshensyn, ved hjælp af processer som f.eks. at udstede et besøgskort til dig. Til dette formål behandler vi specifikke oplysninger om dig, f.eks. dit navn, din fødselsdato, de personer, du besøger, dit identitetskortnummer, dit telefonnummer og dit besøgs varighed i dage. Om nødvendigt skal du besvare testspørgsmål om sikker adfærd på fabriksområdet i en sikkerhedstest - i så fald skal testresultaterne gemmes. For chauffører behandler BASF også nummerpladen på det anvendte køretøj. Hvis du som chauffør transporterer farligt gods, kontrolleres det farlige gods, og kontrollen dokumenteres.

Retsgrundlaget for denne databehandling er art. 6, stk. 1, litra f) i GDPR.
 

• Overholdelse af lovkrav 

Hvis og i det omfang loven kræver det, behandler vi dine personoplysninger for at opfylde lovmæssige krav. Det kan f.eks. være skatte- og handelsmæssige opbevaringsforpligtelser eller bestemmelser til forebyggelse af hvid kriminalitet som f.eks. love om hvidvaskning af penge.
Hvis du er aktionær i BASF, behandler vi også de personoplysninger, som er nødvendige for din optagelse i BASF's aktionærregister af selskabs- og aktielovgivningsmæssige årsager (f.eks. på grundlag af § 67 i den tyske aktielov - Aktiengesetz ). Vi modtager dine personoplysninger fra den bank, der er involveret i aktiekøbet.
Hvis og i det omfang det er nødvendigt, samarbejder vi også med repræsentanter for myndighederne for at koordinere juridisk relevante spørgsmål med dem. I den forbindelse behandler vi kontaktoplysninger og oplysninger om det pågældende samarbejde med henblik på juridisk koordinering.
Retsgrundlaget for denne databehandling er art. 6, stk. 1, litra c) og f) i GDPR.

Personoplysninger kan videregives til tilsynsmyndigheder eller andre tredjeparter, hvis det er påkrævet ved lov eller for at overholde juridiske forpligtelser. Retsgrundlaget for denne databehandling fremgår af artikel 6, stk. 1, litra c) i GDPR.
 

• Databehandling i forbindelse med juridiske spørgsmål

I forbindelse med juridiske tvister kan vi behandle personoplysninger inden for rammerne af disse tvister. Vi behandler derfor også personoplysninger, hvis og i det omfang det er nødvendigt for at bilægge retstvister, håndhæve eksisterende kontrakter og gøre retskrav gældende, gøre dem gældende og forsvare dem. 

Retsgrundlaget for denne databehandling er art. 6, stk. 1, litra f) i GDPR.

Som international koncern er BASF afhængig af fleksible og brugervenlige kommunikationsformer og har samtidig en interesse i at kommunikere effektivt og efter behov internt og med eksterne parter.

Af disse grunde bruger BASF digitale konferencesystemer til gennemførelse af især digitale arrangementer:

• Kommunikation med interne og eksterne interessenter, f.eks. i forbindelse med møder og onlinekonferencer
• Gennemførelse af online-arrangementer (f.eks. webinarer, informationsarrangementer om uddannelse)
   

Når du bruger et af vores digitale konferencesystemer, af tekniske årsager behandler vi følgende kategorier af personoplysninger: 

• Kommunikationsdata (f.eks. din e-mail-adresse)
• Logfiler, logdata (f.eks. version af konferencesystemet, IP-adresse, lyd- og video-codec) 
• Metadata (f.eks. tidspunkt for deltagelse, angivelse af medieknudepunktet, anvendt hardware, version af operativsystemet osv.)
• Brugerprofiloplysninger (f.eks. dit brugernavn (hvis du selv angiver det) og dit profilbillede, hvis og i det omfang det er teknisk tilgængeligt)
• BASF-kontooplysninger (når de anvendes af BASF-medarbejdere)
   

Afhængigt af den digitale begivenheds type og format behandler vi følgende kategorier af personoplysninger, forudsat at du frivilligt giver os dem til os:

• Lydtransmissioner, medmindre du har slået din mikrofon fra
• Tekstindtastning, hvis du bruger den respektive chatfunktion
• Videotransmissioner, hvis du har aktiveret kamerafunktionen
• Vedhæftede filer, når du uploader dem under en begivenhed
   

Vi udfører den pågældende databehandling på grundlag af en legitim interesse i overensstemmelse med art. 6, stk. 1, litra f), i GDPR. Vores legitime interesse udspringer af de ovennævnte formål med databehandlingen. 

BASF bruger generelt følgende digitale konferencesystemer:

For at optimere vores tjenester, produkter, interne processer og for at øge den generelle effektivitet kan personoplysninger behandles ved hjælp af kunstig intelligens (i det følgende benævnt "AI"), især i forbindelse med brugen af centrale applikationer og systemer, der tjener den daglige udførelse af opgaver. For eksempel kan AI bruges til at oprette dokumenter (f.eks. e-mails, ordrer eller forretningsbreve), som automatisk kan genkendes i henhold til det respektive indhold og behandles af AI; drive IT-tjenester, der kan leveres via AI; og styrer robotter autonomt. Desuden kan virtuelle begivenheder transskriberes og opsummeres ved hjælp af AI for at forenkle oprettelsen af samtalenoter. Der træffes tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre, at de data, der indsamles til dette formål, kun behandles til de formål, der er defineret på forhånd. Hos BASF træffer AI ingen beslutninger, der har en juridisk virkning for dig eller påvirker dig væsentligt på en lignende eller anden måde. Retsgrundlaget for brugen af kunstig intelligens er generelt BASF's overordnede legitime interesse i at øge effektiviteten af interne processer, jf. artikel 6, stk. 1, litra f) i GDPR, og følger især af det retsgrundlag, der gælder for det respektive formål.

Som en kemisk virksomhed, der bl.a. beskæftiger sig med farlige og skadelige stoffer, er vi interesseret i at garantere sikkerheden på vores anlæg og hos vores medarbejdere. Derfor foretager BASF videoovervågning på udvalgte steder på BASF's område, hvis og i det omfang det er nødvendigt for at sikre sikkerheden hos BASF. Det offentlige rum samt privatpersoners private rum (f.eks. private haver) overvåges ikke. BASF informerer på stedet ved hjælp af skilte og piktogrammer, der er placeret i nærheden af videoovervågningssystemet, om den specifikke videoovervågning, der udføres i hvert enkelt tilfælde.

Yderligere oplysninger om databeskyttelse findes på det pågældende videoovervågningssystem.

BASF er interesseret i at præsentere sig selv på så mange kanaler som muligt, at være tilgængelig for kunder, tjenesteudbydere, andre forretningspartnere, ansøgere og interesserede parter, og at fremme emner og produkter via sociale netværk.

Vi behandler personoplysninger, når du besøger BASF på sociale medier. Med vores forskellige sociale medier ønsker vi at tilbyde dig en bred vifte af multimedietjenester og udveksle idéer med dig om emner, der er vigtige for dig. Ud over udbyderen af et socialt netværk indsamler og behandler vi også personlige brugerdata på vores sociale medier. Med hensyn til de respektive databehandlingsformål og datakategorier henviser vi til de enkelte sociale medier. Dette forklares nærmere i det følgende. 

I princippet tjener databehandlingen følgende formål: 
 

• Kommunikation med de besøgende på BASF's sociale medier; 
• Håndtering af forespørgsler fra besøgende på vores BASF-kanaler på de sociale medier; 
• Indsamling af statistiske oplysninger om rækkevidden af BASF's sociale medier; 
• Gennemførelse af kundeundersøgelser, markedsføringskampagner, markedsanalyser, lotterier, konkurrencer eller lignende kampagner eller arrangementer; 
• Løsning af tvister og tvister, etablering, udøvelse eller forsvar mod retskrav eller retssager, håndhævelse af eksisterende kontrakter. 
   

Behandlingen af dine personoplysninger er nødvendig for at opfylde disse formål. 

I vores virksomhed har kun personer og enheder adgang til dine ovennævnte personoplysninger, i det omfang de har brug for dem til at opfylde de ovennævnte formål.

Vi samarbejder også med tjenesteudbydere. Disse tjenesteudbydere handler kun i overensstemmelse med vores instruktioner og er kontraktligt forpligtet til at overholde de gældende databeskyttelseskrav. 

Ellers videregiver vi kun dine data til tredjeparter, hvis:
 

• du har givet dit udtrykkelige samtykke i overensstemmelse med art. 6 § 1, stk. 1, sætning 1, litra a, i GDPR,
• videregivelsen er nødvendig i overensstemmelse med artikel. 6, stk. 1, sætning 1, litra f, i GDPR for at gøre retskrav gældende, udøve eller forsvare dem, og derikke er grund til at antage, at du har en mere tungtvejende legitim interesse i ikke at videregive dine oplysninger,
• der er en retlig forpligtelse til overførsel i henhold til art. 6, stk. 1, første sætning, litra c, i GDPR, eller
• dette er lovligt tilladt og nødvendigt for at opfylde kontraktforholdet med dig i overensstemmelse med artikel 6, stk. 1, sætning 1, litra b, i GDPR.
   

Dine personoplysninger vil kun blive videregivet til tjenesteudbydere i et tredjeland, hvis de særlige krav i art. 44 ff. GDPR er opfyldt. Hvis og i det omfang tjenesteudbyderne befinder sig i et tredjeland, er det muligt, at enten serverne hos den pågældende tjenesteudbyder befinder sig i tredjelandet, eller at serverne befinder sig i EU, men i støttetilfælde er der adgang til dem fra et tredjeland. Nogle tredjelande har ikke et databeskyttelsesniveau, der svarer til EU's, da myndighederne kan have forenklet adgang til personoplysninger, eller at der er begrænsede rettigheder mod sådanne foranstaltninger. Hvis og i det omfang du giver dit samtykke, giver du udtrykkeligt dit samtykke til overførsel af personoplysninger til det pågældende tredjeland.

Hvis der ikke foreligger en udtrykkelig samtykkeerklæring i indsamlingsperioden (f.eks. i forbindelse med en samtykkeerklæring), slettes de registreredes personoplysninger i det omfang, de ikke længere er nødvendige for at opfylde formålet med opbevaringen, medmindre lovbestemte opbevaringsforpligtelser (f.eks. kommercielle og skattemæssige opbevaringsforpligtelser) udelukker sletning.

Du har de rettigheder, der er beskrevet nedenfor i henhold til den generelle databeskyttelsesforordning. Udøvelsen af disse rettigheder er gratis for dig. Du skal dog muligvis bevise din identitet med to faktorer. Vi vil gøre en rimelig indsats i overensstemmelse med vores juridiske forpligtelser for at håndhæve dine rettigheder.

For at udøve dine rettigheder kan du kontakte os på en hvilken som helst måde. Kontaktoplysningerne findes i afsnittet "Kontakt med databeskyttelsesrådgiveren" og på  aftryk eller ansvarsfraskrivelseside.

Ret til aktindsigt: Du kan anmode om oplysninger fra den dataansvarlige om de personoplysninger, der er gemt om dig (art. 15 GDPR). Hvis du har direkte adgang til dine data via portaler/selvbetjening, anses retten til information for at være opfyldt.

Ret til berigtigelse: Hvis dine personoplysninger er ukorrekte, har du ret til at anmode om at få dem rettet (artikel 16 i GDPR).

Ret til at tilbagekalde samtykkeerklæringen: Hvis behandlingen af dine oplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde det til enhver tid i overensstemmelse med artikel 7, stk. 3, i GDPR. Tilbagekaldelsen påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er foretaget indtil da. Du kan erklære en tilbagekaldelse skriftligt, pr. e-mail og om nødvendigt inden for rammerne af den tilbudte service.

Ret til at gøre indsigelse i tilfælde af behandling til varetagelse af legitime interesser: Hvis vi behandler dine oplysninger for at beskytte legitime interesser, kan du gøre indsigelse mod denne behandling i overensstemmelse med artikel 21 i GDPR af grunde, der skyldes din særlige situation. Vi vil så ikke længere behandle dine personoplysninger, medmindre vi kan påvise tvingende legitime grunde til behandlingen, som går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder eller til fastlæggelse, udøvelse eller forsvar af retskrav.

Ret til sletning: På de betingelser, der er fastsat i artikel 17 i GDPR, har du ret til at anmode om sletning af dine personoplysninger. Dette er f.eks. tilfældet, hvis du tilbagekalder et givet samtykke, eller hvis oplysningerne ikke længere er nødvendige til de formål, som de blev indsamlet til.

Ret til begrænsning af behandlingen: I henhold til artikel 18 i GDPR har du ret til at anmode om en begrænsning af behandlingen af oplysninger om dig.

Ret til dataportabilitet: Hvis du selv har givet os personoplysninger, har du i overensstemmelse med artikel 20 i GDPR ret til at anmode om overførsel fra os direkte til en anden dataansvarlig eller til en anden organisation. Alternativt har du ret til at anmode om, at vi selv giver dig dataene i et maskinlæsbart format. Dette gælder dog kun, hvis vi behandler dine personoplysninger på grundlag af dit samtykke eller på grundlag af en kontrakt eller i forbindelse med kontraktforhandlinger, og behandlingen udføres ved hjælp af automatiserede procedurer.

Ret til at indgive en klage: Du har mulighed for at indgive en klage til den databeskyttelsesansvarlige, der er nævnt i denne databeskyttelseserklæring (kontaktoplysninger se ovenfor) eller til en tilsynsmyndighed, navnlig i den medlemsstat, hvor du har dit sædvanlige opholdssted, dit arbejdssted eller det sted, hvor den påståede overtrædelse finder sted.

Under alle omstændigheder kan du kontakte: