Onboarding and management of external persons

Allgemeine Voraussetzungen für die Arbeit mit "Security System" 
 

Wenn Ihr Unternehmen Kontraktor der BASF SE oder deren Drittfirma (Subunternehmen/Leasinggeber) oder Kontraktor der BASF Digital Sol. oder deren Drittfirma (Subunternehmen/Leasinggeber) ist, und in der Vergangenheit keine Dauerausweise für den Standort Ludwigshafen hatte oder noch nicht im Security System erfasst ist, laden Sie bitte im Abschnitt „Weitere Informationen & Formulare“ das Formular "Firmenanlage Kontraktoren inkl. Dritte der BASF SE und BASF Digital Sol." herunter und füllen dieses aus. 

Anschließend senden Sie das ausgefüllte Formular per Email an ausweisstelle-lu@basf.com.

Nachdem der Disponent die Registrierungsmail erhalten hat, muss dieser ein Auftragsverhältnis beantragen – die Anleitung finden Sie im Abschnitt Prozessbeschreibungen unter „Prozessbeschreibung für Externe Disponenten“.

Wenn Ihr Unternehmen kein Kontraktor der BASF SE oder deren Drittfirma (Subunternehmen/Leasinggeber) oder kein Kontraktor der BASF Digital Sol.  oder deren Drittfirma (Subunternehmen/Leasinggeber) ist,
und in der Vergangenheit keine Dauerausweise für den Standort Ludwigshafen hatte oder noch nicht im Security System erfasst ist, laden Sie bitte im Abschnitt „Weitere Informationen & Formulare“ das Formular "Firmenanlage" herunter und füllen dieses aus.

Der zuständige Genehmiger stellt sicher, dass die Firma und das dazugehörige Auftragsverhältnis und Disponent sowie die Drittfirma im Security System hinterlegt werden. Dies kann 3-5 Tage in Anspruch nehmen.

Erst danach kann der Disponent über das Internet auf das System zugreifen.

Der Disponent kann dann Dauerausweise für externe Personen, die für die Erfüllung des Auftrags Zutritt zum Werksgelände benötigen, im System beantragen.  

Wird kein Werkszutritt, aber Zugriff auf BASF IT- Systeme zur Auftragserfüllung benötigt, erfolgt die Erfassung der externen Mitarbeiter ebenfalls über das System (z.B. für Offshore Mitarbeiter).

Die Anträge durchlaufen einen BASF internen Freigabeprozess (gegebenenfalls ist die Prüfung durch den Genehmiger sowie obligatorische Prüfung durch die Ausweisstelle notwendig). IT-Berechtigungen können für externe Mitarbeiter einen Tag nach erfolgter Genehmigung des Antrages durch die Ausweisstelle über Access IT beantragt werden.

Sobald die Genehmigung durch die Ausweisstelle erfolgt ist, erhält der Disponent eine Information per E-Mail und die externen Mitarbeiter können ihre Dauerausweise in der Ausweisstelle abholen.

Was tun wenn Kontraktoren noch keinen Zugang zum Security System haben?

Hier finden Sie eine Prozessbeschreibung dazu Workflow neuer Kontraktor_Workflow new contractor

Einzelne Mitarbeiter haben noch keinen Zugang zum Smart ID Self-Service (basf.com)?
Mit folgender Email-Vorlage können Sie den Zugang für die Mitarbeiter beantragen, die Dauereinfuhr- und ausfuhrgenehmigungen (DEAG) im Security System beantragen sollen: EMAIL-Vorlage Zugang Self Service Portal.   

Hier gelangen Sie zum Portal: Smart ID Self-Service (basf.com)

Abholung des Ausweises des externen Mitarbeiters

Die Abholung des Ausweises ist nach vorheriger Terminbuchung in einem der beiden Empfangsstellen möglich.

Für den Erhalt eines Ausweises sind folgende Dokumente im Original vorzulegen:

• Personalausweis oder Reisepass

• Bei Personen aus Nicht-EU-Ländern (außer Norwegen, Schweiz und Lichtenstein) ist zudem vorzulegen: ein von einer deutschen Behörde ausgestellter für Deutschland geltender Aufenthaltstitel bzw. Visum mit den entsprechenden Vermerken oder Dokumenten, die die Erwerbstätigkeit / Arbeitsaufnahme gestatten.

• Terminbuchungsbestätigung (muss vorgelegt werden können / Ausdruck ist nicht erforderlich).

• Sollte ein alter BASF-Ausweis vorhanden sein, muss dieser vorgelegt werden, ansonsten muss eine Gebühr von 30 Euro in Bar bezahlt werden.

• Persönliche Zugangsdaten für den Sicherheitstest
  

Der Sicherheitstest wird bei Abholung/Verlängerung des Ausweises absolviert. 

Alle Informationen dazu finden Sie auf der folgenden Seite.

Verlängerung der Beschäftigung des externen Mitarbeiters

Der Disponent erhält eine Information per E-Mail, wenn die Beauftragung eines externen Mitarbeiters (mit Ausweis oder Offshore/ ohne Werkzutritt) ausläuft.

Wenn die Beschäftigung eines externen Mitarbeiters verlängert werden soll, muss der Disponent über das System einen Antrag auf "Verlängerung der Beschäftigung" stellen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der u.a. Prozessbeschreibung (für ext. Disponenten).

Der Einsatz des Mitarbeiters ist beendet - Rückgabe des Dauerausweises

Ist der Einsatz des Mitarbeiters auf dem Werksgelände früher beendet oder hat der Mitarbeiter das Arbeitsverhältnis gekündigt, ist der Disponent verpflichtet, den Mitarbeiter über das Security System abzumelden. Eine Anleitung finden Sie in der Prozessbeschreibung (für ext. Disponenten).

Der Ausweis des Mitarbeiters wird automatisch deaktiviert und die ihm zugeordneten IT-Berechtigungen entzogen.

Der Ausweis muss in einer der jeweiligen Empfangsstellen zurückgegeben werden. Der externe Mitarbeiter erhält eine dann Bestätigung über die Ausweisrückgabe. Alternativ ist es auch möglich, den Ausweis per Post (Postadresse: BASF SE; Abt.: ESM/WWA - Gebäude J660, Carl-Bosch-Str. 38, 67056 Ludwigshafen) zurückzusenden.