DE-Video: Benutzeranleitung Security System
Global
Ludwigshafen
Onboarding und Verwaltung von Externen Personen
Ein modernes, wettbewerbsorientiertes Unternehmen steht vor allem für die durchgängige Digitalisierung aller Security-Dienstleistungen. Auf dieser Seite finden Sie alle - für Sie und Ihr Unternehmen - wichtigen Schritte, um ein Arbeiten am Standort Ludwigshafen zu ermöglichen.
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass eine Registrierung im Portal "Security System" lediglich erforderlich ist, wenn die Mitarbeitenden des Unternehmens einen Zutritt zum BASF
Werksgelände und/oder Zugriffe auf BASF IT-Systeme benötigt. Eine „Zusammenarbeit mit externen Personen“ (z.B. über MS Teams, Sharepoint, Azure DevOps, Digiti etc.) ist mittels Bestellung des Artikels GS0000110 im Service 4 You möglich.
Wenn Ihr Unternehmen Kontraktor der BASF SE oder deren Drittfirma (Subunternehmen/Leasinggeber) oder Kontraktor der BASF Digital Sol. oder deren Drittfirma (Subunternehmen/Leasinggeber) ist, und in der Vergangenheit keine Dauerausweise für den Standort Ludwigshafen hatte oder noch nicht im Security System erfasst ist, finden Sie hier alle notwendigen Schritte und Informationen.
Bevor Sie als Unternehmen am Standort Ludwigshafen tätig werden können, muss einmalig für Ihr Unternehmen ein Profil in unserem Security System angelegt werden. Füllen Sie hierfür das Formular "Antrag auf Firmenanlage" aus.
Mit dem vollständigen Ausfüllen und dem Klick auf den Button "Formular abschicken" wird automatisch eine Mail an die Empfangsstellen der BASF SE gesendet.
Sobald das Unternehmensprofil durch die Mitarbeitenden der Empfangsstellen angelegt wurde, erhält der Disponent eine Bestätigung per E-Mail.
Zusätzlich erhält der im System hinterlegte Disponent seinen Registrierungslink per E-Mail.
Hinweis: Die Bearbeitung kann 2-3 Werktage in Anspruch nehmen.
Abhängig für welchen Einsatzbereich bzw. für welche ortansässige Gruppen- und Beteiligungsgesellschaft Ihr Unternehmen tätig wird, können Sie den zuständigen Genehmiger für die Antragsstellung aus der Übersicht "Genehmigergruppen" entnehmen:
Wenn Ihr Unternehmensprofil im Portal "Security System" erstellt wurde, müssen Sie, in ihrer Funktion als Disponent, im nächsten Schritt das Formular "Selbsterklärung" ausfüllen und im Portal "Security System" hochladen. Anschließend können Sie das Auftragsverhältnis beantragen. Bitte nutzen Sie hierfür die hinterlegte Anleitung.
Wenn das bereits genehmigte Auftragsverhältnis ausläuft, können Sie hier ebenfalls die Verlängerung beantragen. Bitte nutzen Sie hierfür die hinterlegte Anleitung.
Die zuständige Genehmigergruppe beurteilt das beantragte Auftragsverhältnis.
Sobald die Beurteilung durch die zuständige Genehmigergruppe erfolgt ist, erhält der Disponent eine Information per E-Mail über den Status des gestellten Antrages.
Hinweis: Die Bearbeitung kann 3-5 Werktage in Anspruch nehmen.
Die Disponenten können nun die Mitarbeitenden im Portal "Security System" anlegen und bearbeiten. Es werden zwei Arten von Personen unterschieden. Wir unterscheiden zwischen Mitarbeitenden mit Dauerausweisen (Schritt 3 - 1. ff) und Mitarbeitende ohne Dauerausweise (Schritt 3 - 2 ff). Finden Sie dazu alle wichtigen Informationen in den entsprechenden Teilschritten der Kapitel 3 - 1 bzw. 3 - 2.
Für die Beantragung von Dauerausweisen für externe Personen, die für die Erfüllung des Auftrages Zutritt zum Werksgelände der BASF SE am Standort Ludwigshafen benötigen, kann der zuständige Disponent dies im Portal "Security System" tun.
Die Anträge durchlaufen einen BASF internen Freigabeprozess (gegebenenfalls ist die Prüfung durch den Genehmiger sowie eine obligatorische Prüfung durch die Ausweisstelle notwendig).
Sobald die Genehmigung durch die Ausweisstelle erfolgt ist, erhält der Disponent eine Information per E-Mail über den Status des gestellten Antrages.
Hinweis: Die Bearbeitung kann 2-3 Werktage in Anspruch nehmen.
Sobald die Genehmigung durch die Ausweisstelle erfolgt ist, erhält der Disponent eine Information per E-Mail, dass der Dauerausweis für den Mitarbeitenden - nach vorheriger Terminbuchung - in einer der beiden Empfangsstellen abgeholt werden kann.
Für den Erhalt eines Dauerausweises sind folgende Dokumente im Original vorzulegen:
- Personalausweis oder Reisepass
- Bei Personen aus Nicht-EU-Ländern (außer Norwegen, Schweiz und Lichtenstein) ist zudem vorzulegen: ein von einer deutschen Behörde ausgestellter für Deutschland geltender Aufenthaltstitel bzw. Visum mit den entsprechenden Vermerken oder Dokumenten, die die Erwerbstätigkeit / Arbeitsaufnahme gestatten.
- Terminbuchungsbestätigung (muss vorgelegt werden können / Ausdruck ist nicht erforderlich).
- Sollte ein alter Dauerausweis vorhanden sein, muss dieser vorgelegt werden, ansonsten wird eine Gebühr von 30 Euro in Bar erhoben.
- Der Sicherheitstest wird bei Abholung/Verlängerung des Dauerausweises absolviert.
Alle Informationen dazu finden Sie auf der folgenden Seite.
Sofern bisher kein Userprofil automatisiert erstellt wurde, können Sie dieses nachträglich beantragen.
Nutzen Sie hierfür die E-Mailvorlage - Bitte füllen Sie diese vollständig aus und senden Sie diese per E-Mail an: ausweisstelle-lu@basf.com:
Hallo
Bitte hinterlegen Sie diese E-Mailadresse bei folgender externen Person (damit diese eine Registrierungsmail zum Self Service Portal von Security System erhält, um z.B. eine Dauerein-/Ausfuhrgenehmigung systemtechnisch hinterlegen zu können).
Personalnummer:
Nachname:
Vorname:
E-Mail-Adresse:
Vielen Dank.
Hier gelangen Sie zum Portal: Smart ID Self-Service (basf.com)
Der Disponent erhält eine Information per E-Mail, dass die Beauftragung des externen Mitarbeitenden (mit Ausweis oder Offshore/ ohne Werkszutritt) ausläuft.
Wenn die Beschäftigung eines externen Mitarbeitenden verlängert werden soll, muss der Disponent über das Portal "Security System" einen Antrag auf "Verlängerung der Beschäftigung" stellen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Prozessbeschreibung "Verwaltung von Mitarbeitenden".
Hinweis: Die Bearbeitung kann 2-3 Werktage in Anspruch nehmen.
Ist der Einsatz des Mitarbeitenden auf dem Werksgelände früher beendet oder hat der Mitarbeitende das Arbeitsverhältnis gekündigt, ist der Disponent verpflichtet, den Mitarbeitenden über das Portal "Security System" abzumelden. Eine Anleitung finden Sie in der Prozessbeschreibung "Verwaltung von Mitarbeitenden".
Der Dauerausweis des Mitarbeitenden wird automatisch deaktiviert und die ihm zugeordneten IT-Berechtigungen entzogen.
Der Dauerausweis muss in einer der jeweiligen Empfangsstellen zurückgegeben werden. Der Mitarbeitende erhält dann eine Bestätigung über die Ausweisrückgabe. Alternativ ist es auch möglich, den Ausweis per Post (Postadresse: BASF SE; Abt.: ESM/WWA - Gebäude J660, Carl-Bosch-Str. 38, 67056 Ludwigshafen) zurückzusenden.
Die Disponenten können nun die Mitarbeitenden im Portal "Security System" anlegen und bearbeiten. Es werden zwei Arten von Personen unterschieden. Wir unterscheiden zwischen Mitarbeitenden mit Dauerausweisen und Mitarbeitende ohne Dauerausweise.
Wird kein Werkszutritt, aber Zugriff auf BASF IT- Systeme zur Auftragserfüllung benötigt, erfolgt die Erfassung des Mitarbeitenden über das Portal "Security System" (z.B. für Offshore Mitarbeiter).
Die Anträge durchlaufen einen BASF internen Freigabeprozess (gegebenenfalls ist die Prüfung durch den Genehmiger sowie obligatorische Prüfung durch die Ausweisstelle notwendig). IT-Berechtigungen können für Mitarbeitende einen Tag nach erfolgter Genehmigung des Antrages über Access IT beantragt werden.
Hinweis: Die Bearbeitung kann 3-5 Werktage in Anspruch nehmen.
Weitere Informationen zum Onboarding und der Verwaltung von Kontraktoren mit Zugriff auf IT-Systeme der BASF finden Sie hier
Der Disponent erhält die Information per E-Mail, dass die Beauftragung des externen Mitarbeitenden ausläuft.
Sofern die Beschäftigung eines externen Mitarbeitenden verlängert werden soll, muss der Disponent über das Portal "Security System" einen Antrag auf "Verlängerung der Beschäftigung" stellen. Die Vorgehensweise können Sie aus der Prozessbeschreibung "Verwaltung von Mitarbeitenden" entnehmen.
Weitere Informationen zum Onboarding und der Verwaltung von Kontraktoren mit Zugriff auf IT-Systeme der BASF finden Sie hier
Ist der Einsatz des Mitarbeitenden früher beendet oder hat der Mitarbeitende das Arbeitsverhältnis innerhalb des Beschäftigungszeitraums bei der BASF SE gekündigt, ist der Disponent verpflichtet, den Mitarbeitenden über das Portal "Security System" abzumelden. Eine Anleitung finden Sie in der Prozessbeschreibung "Verwaltung von Mitarbeitenden".
Die IT-Berechtigungen des Mitarbeitenden werden automatisch deaktiviert bzw. entzogen.
Personen mit Dauerausweisen müssen grundsätzlich ihre Transfergüter anmelden, die zur Arbeitsausführung benötigt werden. Alle Informationen finden Sie hier
Für das Befahren des Werksgeländes Ludwigshafen, sowie die Außenstellen Friesenheimer Insel, Kläranlage und Limburgerhof ist es notwendig eine entsprechende Einfahrtsgenehmigung bei der Standortsicherheit zu beantragen. Alle Informationen finden Sie hier.
Video-Anleitungen & Prozessbeschreibungen
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3DE-Prozessbeschreibungen für Externe Personenu.a. Gültigkeit des Dauerausweises; Informationen zum Sicherheitstest; Zugangsdaten zum Self Service Portal des Security System
Hilfe bei der Anmeldung zum Portal "Security System":
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Sie haben Fragen? Wir sind für Sie da:
Im Falle von Anwendungsfehlern oder technischen Fragen wenden Sie sich bitte an den IS Service Desk für das Portal "Security System" in Ludwigshafen unter +49 621 60 77577 –> Auswahl 3 –> Auswahl 6
Gerne stehen Ihnen die Mitarbeitenden der Standortsicherheit bei allgemeinen Fragen zur Verfügung.
Senden Sie einfach eine Mail an: standortsicherheit@basf.com
Für Fragen, z.B. für die Beantragung von Temporär- und Dauerausweisen, stehen Ihnen die Mitarbeitenden der Empfangstellen zur Verfügung. Gern auch per Email an ausweisstelle-lu@basf.com.
Bei Fragen zum Onboarding und der Verwaltung von Kontraktoren mit Zugriff auf IT-Systeme der BASF wenden sie sich gern an it-onboarding@basf.com