Global
Ludwigshafen

Onboarding von Externen Personen 

Besuzherempfang_Temporaereausweise.jpg

+++ Neuigkeiten +++

Bei der Erstellung von Werkszugängen und Ausweisen kam es in den letzten Wochen zeitweise zu größeren Komplikationen und langen Wartezeiten. Das bitten wir ausdrücklich zu entschuldigen. Die erste Anlaufstelle für technische Probleme mit dem Security System ist die IT-Hotline. Da einige der Probleme aber nicht oder nicht schnell genug über die IT-Hotline gelöst werden können, haben wir für Sie eine eigene Servicestelle eingerichtet, die sich derer Anliegen annimmt. Sie können die Servicestelle auch ansprechen, wenn Sie bereits ein Ticket eröffnet haben oder eine Fragestellung bisher noch nicht beantwortet wurde.

Aktuell erreichen Sie die Servicestelle per E-Mail: SecuritySystem-Clearingstelle@basf.com.

Im Laufe der Woche richten wir für Sie außerdem einen telefonischen Kontakt ein. Hierzu informieren wir nochmals separat.

Allgemeine Voraussetzungen für die Arbeit mit "Security System" 
 

Nach der Auftragsvergabe durch den Auftraggeber (BASF SE oder einer ortsansässigen Gruppen-/Beteiligungsgesellschaft) muss der Auftragnehmer (Kontraktor, Mieter, Standortpartner, etc.) Kontakt zu seinem Genehmiger aufnehmen. 
Hier finden Sie die Liste der Standard Genehmiger

Sollen für die Auftragserfüllung Drittfirmen (Subkontraktor/ Leasingfirma) eingesetzt werden, muss der Disponent dies dem Genehmiger per E-Mail mitteilen und um Freigabe bitten.

Der Genehmiger stellt sicher, dass die Firma und das dazugehörige Auftragsverhältnis und Disponent sowie die Drittfirma im Security System hinterlegt werden. Dies kann 3-5 Tage in Anspruch nehmen.

Anschließend kann der Disponent über das Internet auf das System zugreifen.

Der Disponent kann nun Dauerausweise für externe Personen, die für die Erfüllung des Auftrags Zutritt zum Werksgelände benötigen, im System beantragen.  

Wird kein Werkszutritt, aber Zugriff auf BASF IT- Systeme zur Auftragserfüllung benötigt, erfolgt die Erfassung der externen Mitarbeiter ebenfalls über das System. (Offshore Mitarbeiter)

Die Anträge durchlaufen einen BASF internen Freigabeprozess (gegebenenfalls Prüfung durch den Genehmiger sowie obligatorische Prüfung durch die Ausweisstelle). IT-Berechtigungen können für externe Mitarbeiter einen Tag nach erfolgter Genehmigung des Antrages durch die Ausweisstelle über Access IT beantragt werden.

Sobald die Genehmigung durch die Ausweisstelle erfolgt ist, erhält der Disponent eine Information per E-Mail und die externen Mitarbeiter können ihre Dauerausweise in der Ausweisstelle abholen.

Ihre Firma ist noch nicht im Security System erfasst?

Hier ist das Formular Antrag auf Firmenanlage in Security System / Request for Company Creation in Security System 

 "Firmenanlage Kontraktoren inkl. Dritte der BASF SE und BASF Digital Sol_DE_EN"

Was tun wenn Kontraktoren noch keinen Zugang zum Security System haben?

Hier finden Sie eine Prozessbeschreibung dazu Workflow neuer Kontraktor_Workflow new contractor

Einzelne Mitarbeiter haben noch keinen Zugang zum Smart ID Self-Service (basf.com)?
Mit folgender Email-Vorlage können Sie den Zugang für die Mitarbeiter beantragen, die Dauereinfuhr- und ausfuhrgenehmigungen im Security System beantragen sollen: EMAIL-Vorlage Zugang Self Service Portal.   

Hier gelangen Sie zum Portal: Smart ID Self-Service (basf.com)

 

Abholung des Ausweises des externen Mitarbeiters

Die Abholung des Ausweises ist nach vorheriger Terminbuchung in einem der beiden Empfangsstellen möglich.

Für den Erhalt eines Ausweises sind folgende Dokumente im Original vorzulegen:

  • Personalausweis oder Reisepass
  • Bei Personen aus Nicht-EU-Ländern (außer Norwegen, Schweiz und Lichtenstein) ist zudem vorzulegen: ein von einer deutschen Behörde ausgestellter für Deutschland geltender Aufenthaltstitel bzw. Visum mit den entsprechenden Vermerken oder Dokumenten, die die Erwerbstätigkeit / Arbeitsaufnahme gestatten
  • Terminbuchungsbestätigung (muss vorgelegt werden können / Ausdruck ist nicht erforderlich) 
  • Sollte ein alter BASF-Ausweis vorhanden sein, muss dieser vorgelegt werden, ansonsten muss eine Gebühr von 30 Euro in Bar bezahlt werden
  • 3G-Nachweis nach den gültigen Regularien zu Covid 19

  • Persönliche Zugangsdaten für den Sicherheitstest

Der Sicherheitstest wird bei Abholung/Verlängerung des Ausweises absolviert. 

Alle Informationen dazu finden Sie auf der folgenden Seite.

 

Verlängerung der Beschäftigung des externen Mitarbeiters

Der Disponent erhält eine Information per E-Mail, wenn eine Beauftragung eines externen Mitarbeiters (mit Ausweis oder Offshore/ ohne Werkzutritt) ausläuft.

Wenn ein externer Mitarbeiter verlängert werden soll, muss der Disponent über das System ein Antrag auf Verlängerung stellen.

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der u.a. Prozessbeschreibung.

 

Einsatz des Mitarbeiters ist beendet - Rückgabe des Dauerausweises

Ist der Einsatz des Mitarbeiters auf dem Werksgelände früher beendet oder hat der Mitarbeiter das Arbeitsverhältnis gekündigt, ist der Disponent verpflichtet, den Mitarbeiter über das System abzumelden.

Der Ausweis des Mitarbeiters wird automatisch deaktiviert und die ihm zugeordneten IT-Berechtigungen entzogen.

Der Ausweis muss in einer der jeweiligen Empfangsstellen zurückgegeben werden.
Der externe Mitarbeiter erhält eine dann Bestätigung über die Ausweisrückgabe.

Ansprechpartner

Im Falle von Anwendungsfehlern oder Fragen, wenden Sie sich bitte an den IS Service Desk für Security System in Ludwigshafen unter
+49 621 60 77577

(Auswahl 3 – Auswahl 6),

Per Mail an: IS-Application-ServiceDesk@basf.com

Gerne stehen Ihnen die Mitarbeiter:innen der Standortsicherheit u.a. zu Fragen zum Sicherheitstest zur Verfügung.

Per Mail an:  standortsicherheit@basf.com

Bei Fragen zum Onboarding und der Verwaltung von IT-Kontraktoren der BASF Digital Solution GmbH wenden Sie sich gern an

Per Mail an: it-onboarding@basf.com

Für allgemeine Fragen u.a. bei der Beantragung von Ausweisen stehen Ihnen die Mitarbeiter der Empfangsstellen --> Ansprechpartner zur Verfügung.